Praktické informace

Filozofická fakulta UK využívá od 1. 1. 2026 rámcovou smlouvu na cestovní pojištění zaměstnanců v zahraničí. Každý zaměstnanec bude na veškeré zahraniční pracovní cesty automaticky pojištěn okamžikem, kdy je mu pracovní cesta schválena (tj. má podepsaný cestovní příkaz všemi odpovědnými osobami).

Pracovní cesta se bude považovat za pojištěnou fakultním pojištěním i v případě, že má zaměstnanec sjednáno vlastní cestovní pojištění.

Zaměstnanci – cizinci jsou smlouvou rovněž pojištění pro cesty do zahraničí, s výjimkou země trvalého pobytu. Za zemi trvalého pobytu je považovaná země, kde pojištěná osoba během předcházejících 12 měsíců žila či žije po dobu alespoň 6 měsíců nebo země, ve které je pojištěná osoba účastníkem veřejného zdravotního pojištění.

Upozorňujeme, že cesty do rizikových oblastí (např. Ukrajina, Izrael, …) je nutné vždy hlásit předem fakultnímu koordinátorovi (Nikola Meryová, nikola.meryova@ff.cuni.cz) a musí být schváleny proděkanem pro zahraničí.

Pojistné události jsou nahlašovány nejprve zaměstnancem na asistenční službu. Následně při nejbližší příležitosti v nejbližší pracovní den manažerovi projektu, vedoucímu ZS nebo na přímo EO.

Před cestou si, prosím, prostudujte informace k cestovnímu pojištění do zahraničí v dokumentu Pojistná smlouva – Informace pro zaměstnance dostupném na Intranetu. Naleznete v něm základní informace o podmínkách smlouvy i návod, jak postupovat v např. případě storna cesty. Na stejném odkazu naleznete také asistenční kartu, kterou si, prosím, stáhněte buď ve verzi PDF nebo do mobilu.

Zahraniční pracovní cesty akademických i neakademických pracovníků Filozofické fakulty UK mohou probíhat prostřednictvím různých programů a dohod, zejména:

programu Erasmus+,
meziuniverzitních a mezifakultních dohod,
mezinárodních (bilaterálních) smluv,
nebo na základě individuálních příležitostí (např. granty, jiné programy apod.).

Aktuální nabídky jsou průběžně zveřejňovány v samostatné sekci: Aktuální nabídky a výběrová řízení > Aktuální nabídka pro zaměstnance

Každý program má vlastní podmínky a pravidla. Tento přehled slouží k základní orientaci a poskytuje obecné informace o postupu. Pro konkrétní podmínky a požadavky je vždy nutné se řídit pravidly daného programu.

Náklady musí být v souladu s pravidly programu a v případě skupinových výjezdů se doporučuje, aby si každý zaměstnanec hradil výdaje individuálně.

U výjezdů financovaných z jiných zdrojů (např. Erasmus+, meziuniverzitní výměny) je třeba ověřit, zda je možné kombinovat je s jinými formami podpory.

Formulář A1 je vyžadován při:

vyslání zaměstnance do zahraničí,
práce ve více zemích současně,
při služebních cestách,
dlouhodobé přidělení práce v zahraničí.

Tento formulář je nezbytný pro ověření, že jste řádně sociálně pojištěni a splňujete všechny zákonné požadavky týkající se sociálního zabezpečení. Více informací poskytnou kolegyně z Personálního oddělení.

Základní (denní) sazbu zahraničního stravného pro jednotlivé státy stanovuje vyhláška Ministerstva financí ČR platná pro příslušný kalendářní rok.

Pokud v rámci jedné pracovní cesty cestujete do více zemí, pro výpočet výše stravného se použije sazba platná pro tu zemi, v níž jste byli v daném kalendářním dni zahraniční pracovní cesty nejdéle.

Stravné přísluší zaměstnanci za každý kalendářní den pracovní cesty v plné nebo poměrné výši základní sazby podle doby trvání pracovní cesty (podle počtu hodin strávených v daný den v zahraničí). Rozhodující pro určení výše stravného v cizí měně je čas přechodu hranice (při letecké dopravě čas odletu z ČR / příletu do ČR). Výše stravného se rovněž snižuje v případě, je-li vám bezplatně poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře.

Pokud stravné plně neposkytuje zvoucí strana nebo jej nehradí jiná instituce, je třeba stravné (v předpokládané výši) zahrnout do plánovaného rozpočtu pracovní cesty.

V případě, že stravné poskytuje zvoucí strana, je potřeba přivést potvrzení buď o poskytnuté výši příspěvku či o počtu poskytnutého jídla. Zároveň je nutné tuto skutečnost uvést ve formuláři pro vyúčtování cesty.

1) Návrh mobility a kontaktování hostitelské instituce

Zaměstnanec předem kontaktuje přijímající instituci (např. stávajícího/potenciálního vědeckého partnera, univerzitního partnera, organizátora konference či poskytovatele školení) a dohodne se na konkrétní náplni a účelu výjezdu.

Výsledkem této dohody je vyplněná přihláška nebo jiný relevantní dokument (např. Mobility Agreement, AVA, program konference, pozvánka k výuce apod.).

2) Přihlášení a schválení výjezdu

U většiny výjezdů je nutné projít výběrovým řízením a podat přihlášku v určeném termínu prostřednictvím příslušné platformy (např. IS Věda / formulář / e-mailem). Přesné pokyny a termíny vyhlašuje Zahraniční oddělení a ve většině případů jsou uvedené také na webových stránkách ZO.

Výběr účastníků/projektů a schválení výjezdů provádí příslušný garant programu (např. proděkan pro zahraničí, zahraniční komise, rektorát UK apod.). Na základě přihlášky je ve většině případů přidělena určitá výše finančního příspěvku. Z přidělených finančních prostředků se primárně hradí stravné (diety) dle platné vyhlášky o zahraničních cestách. Je tedy nutné s touto položkou počítat při kalkulaci celkových nákladů výjezdu. Výše stravného se liší podle cílové země – aktuální sazby naleznete ve vyhlášce Ministerstva financí.

3) Cestovní příkaz

Před zakoupením jakýchkoli služeb (letenky, ubytování, registrační poplatky) je nutné mít řádně vyplněný a podepsaný cestovní příkaz (CP). Tento dokument podepisuje:

přímý nadřízený (vedoucí základní součásti/děkanátu)
vedoucí Zahraničního oddělení (Dr. Lemeškinová, případně v zastoupení Mgr. Hanková).
případně správce dalšího zdroje financování

Záloha na pracovní cestu

Žádost o zálohu se odevzdává s podepsaným cestovním příkazem nejpozději 10 dní před odjezdem.
O zálohu lze žádat v CZK i EUR, hotově i převodem na účet. V případě, kdy žádáte o zálohu v EUR zasláním na účet je potřeba mít eurový účet.
Prostředky, které byly přiděleny nad rámec čerpání, se vrací (jde tedy o maximální, nikoli reálnou výši prostředků). Pokud cestujete ve skupině, náklady, které budete chtít proplatit, si nakupujte každý zvlášť.
Formulář Žádosti o zálohu je ke stažení na Intranetu EO a podepisuje ji na žádost zaměstnance vedoucí ZO, Michaela Lemeškinová.

4) Nákup jízdenek a letenek

Jízdenky a letenky si obecně každý může nakoupit sám (vyjma objednávek nad 50 000,- Kč bez DPH) a po návratu vyúčtovat na Ekonomickém oddělení (skrze ZO – viz záložka „Administrativní postup PO NÁVRATU“). Ohledně správnosti dokladů pro vyúčtování je třeba se (nejlépe ještě před cestou) obrátit na EO.

Pokud jsou cestovní služby hrazeny ze zdrojů ZO, jejich cena musí být v mezích stanovených limitů pro daný typ pobytu.

Některé programy vyžadují další specifické dokumenty (např. potvrzení o absolvování pobytu), je tedy vhodné dopředu ověřit požadované dokumenty, které bude zaměstnanec po návratu dokládat.

U každé z cest se po návratu provádí vyúčtování na Ekonomickém oddělení, i za předpokladu, že cesta byla hrazena z vlastních prostředků.

Odevzdání dokumentace k vyúčtování

Kompletní dokumentace k vyúčtování se odevzdává na Ekonomické oddělení prostřednictvím Zahraničního oddělení, které ověří správnost dokumentů a zajistí potřebné podpisy a předání na EO. Balíček musí obsahovat:

cestovní příkaz – vyplněný z obou stran a znovu podepsaný (viz výše)
formulář „Vyúčtování pracovní cesty v zahraničí“
formulář „Závěrečná zpráva ze zahraniční cesty“
veškeré účtenky a doklady k úhradě (např. letenky, ubytování, registrační poplatky, …) – zkontrolujte, prosím, jaké náklady je možné z příslušného programu proplatit
další relevantní doklady – např. potvrzení
- např. o absolvování pobytu či o poskytnutí stravného (viz pravidla jednotlivých programů)

Pokud zaměstnanec před cestou čerpal zálohu, je třeba ji v rámci vyúčtování uvést a vypořádat.

Všechny zmíněné dokumenty a návody na vyúčtování naleznete na Intranetu EO.

Zaměstnanec je povinen zahraniční cestu vyúčtovat do 10 dnů po návratu.

Specifika jednotlivých programů

Po návratu ze zahraniční služební cesty je nutno v případě meziuniverzitních a mezifakultních smluv odevzdat na ZO kopii Závěrečné zprávy ze zahraniční cesty v rámci meziuniverzitní smlouvy, originál se odevzdává spolu s vyúčtováním zahraniční služební cesty na EO. Při Erasmus+ cestách se odevzdává originál Confirmation of Erasmus+ Staff Mobility, který se odevzdává spolu s vyúčtováním, případně se zasílá přímo na RUK (scan se odesílá na ZO).
V rámci z meziuniverzitních a mezifakultních smluv je dále při vyúčtování třeba odevzdat Potvrzení o poskytnuté výši stravného (může být použit i jakýkoli jiný formulář přímo z partnerské instituce) potvrzené partnerskou univerzitou, a to i za předpokladu, že žádné diety vyplaceny nebyly (pak se potvrzuje nulové obdržení diet, které je povinna vyplatit FF UK). Diet se nelze vzdát.

Finanční limity a odpovědnost

Zaměstnanec je povinen držet se schválené výše finanční podpory uvedené v cestovním příkazu (tj. dle přidělené částky či limitu stanoveného v účastnické smlouvě) a dalších souvisejících pravidel. V případě překročení limitu je třeba na CP uvést další (schválený) zdroj financování. Podpisem CP před cestou potvrzuje vedoucí základní součásti, že případné překročení limitu bude hrazeno z prostředků dané základní součásti.

Nepoužité prostředky z grantu se vrací – jde o maximální, nikoli automaticky čerpanou částku.