- Zahraniční pracovní cesty akademických i neakademických pracovníků Filozofické fakulty UK mohou probíhat prostřednictvím různých programů a dohod, zejména:
- programu Erasmus+,
- meziuniverzitních a mezifakultních dohod,
- mezinárodních (bilaterálních) smluv,
- nebo na základě individuálních příležitostí (např. granty, jiné programy apod.).
- Aktuální nabídky jsou průběžně zveřejňovány v samostatné sekci: Aktuální nabídky a výběrová řízení > Aktuální nabídka pro zaměstnance
- Každý program má vlastní podmínky a pravidla. Tento přehled slouží k základní orientaci a poskytuje obecné informace o postupu. Pro konkrétní podmínky a požadavky je vždy nutné se řídit pravidly daného programu.
- Náklady musí být v souladu s pravidly programu a v případě skupinových výjezdů se doporučuje, aby si každý zaměstnanec hradil výdaje individuálně.
- U výjezdů financovaných z jiných zdrojů (např. Erasmus+, meziuniverzitní výměny) je třeba ověřit, zda je možné kombinovat je s jinými formami podpory.
Formulář A1 je vyžadován při:
- vyslání zaměstnance do zahraničí,
- práce ve více zemích současně,
- při služebních cestách,
- dlouhodobé přidělení práce v zahraničí.
Tento formulář je nezbytný pro ověření, že jste řádně sociálně pojištěni a splňujete všechny zákonné požadavky týkající se sociálního zabezpečení.
1) Návrh mobility a kontaktování hostitelské instituce
Zaměstnanec předem kontaktuje přijímající instituci (např. stávajícího/potenciálního vědeckého partnera, univerzitního partnera, organizátora konference či poskytovatele školení) a dohodne se na konkrétní náplni a účelu výjezdu.
Výsledkem této dohody je vyplněná přihláška nebo jiný relevantní dokument (např. Mobility Agreement, AVA, program konference, pozvánka k výuce apod.).
2) Přihlášení a schválení výjezdu
U většiny výjezdů je nutné projít výběrovým řízením a podat přihlášku v určeném termínu prostřednictvím příslušné platformy (např. IS Věda / formulář / e-mailem). Přesné pokyny a termíny vyhlašuje Zahraniční oddělení a ve většině případů jsou uvedené také na webových stránkách ZO.
Výběr účastníků/projektů a schválení výjezdů provádí příslušný garant programu (např. proděkan pro zahraničí, zahraniční komise, rektorát UK apod.). Na základě přihlášky je v případě Erasmu a konferencí přidělena určitá výše finančního příspěvku. Z přidělených finančních prostředků se primárně hradí stravné (diety) dle platné vyhlášky o zahraničních cestách. Je tedy nutné s touto položkou počítat při kalkulaci celkových nákladů výjezdu. Výše stravného se liší podle cílové země – aktuální sazby naleznete ve vyhlášce Ministerstva financí.
3) Cestovní příkaz
Před zakoupením jakýchkoli služeb (letenky, ubytování, registrační poplatky) je nutné mít řádně vyplněný a podepsaný cestovní příkaz (CP). Tento dokument podepisuje:
- přímý nadřízený (vedoucí základní součásti/děkanátu)
- vedoucí Zahraničního oddělení (Dr. Lemeškinová, případně v zastoupení Mgr. Hanková).
- případně správce dalšího zdroje financování
4) Nákup jízdenek a letenek
Jízdenky a letenky si obecně každý může nakoupit sám (vyjma objednávek nad 50 000,- Kč bez DPH) a po návratu vyúčtovat na Ekonomickém oddělení. Ohledně správnosti dokladů pro vyúčtování je třeba se (nejlépe ještě před cestou) obrátit na EO.
Pokud je cestovné hrazeno ze zdrojů ZO, cena jízdného musí být v mezích stanovených limitů pro daný typ pobytu.
Některé programy vyžadují další specifické dokumenty (např. potvrzení o absolvování pobytu), je tedy vhodné dopředu ověřit požadované dokumenty, které bude zaměstnanec po návratu dokládat.
- U každé z cest se po návratu provádí vyúčtování na Ekonomickém oddělení, i za předpokladu, že cesta byla hrazena z vlastních prostředků.
- Po návratu ze zahraniční služební cesty je nutno v případě meziuniverzitních a mezifakultních smluv odevzdat na ZO kopii Závěrečné zprávy ze zahraniční cesty v rámci meziuniverzitní smlouvy, originál se odevzdává spolu s vyúčtováním zahraniční služební cesty na EO. Při Erasmus+ cestách se odevzdává originál Confirmation of Erasmus+ Staff Mobility, který se odevzdává spolu s vyúčtováním, případně se zasílá přímo na RUK (scan se odesílá na ZO).
- Po každé z cest v rámci z meziuniverzitních a mezifakultních smluv je dále při vyúčtování třeba odevzdat Potvrzení o poskytnuté výši stravného (může být použit i jakýkoli jiný formulář přímo z partnerské instituce) potvrzené partnerskou univerzitou, a to i za předpokladu, že žádné diety vyplaceny nebyly (pak se potvrzuje nulové obdržení diet, které je povinna vyplatit FF UK). Diet se nelze vzdát.
Odevzdání dokumentace k vyúčtování
Kompletní dokumentace k vyúčtování se odevzdává na Ekonomické oddělení ideálně prostřednictvím Zahraničního oddělení, které ověří správnost dokumentů a zajistí potřebné podpisy a předání na EO. Balíček musí obsahovat:
- cestovní příkaz – vyplněný z obou stran a znovu podepsaný (viz výše)
- formulář „Vyúčtování pracovní cesty v zahraničí“
- formulář „Závěrečná zpráva ze zahraniční cesty“
- veškeré účtenky a doklady k úhradě (např. letenky, ubytování, registrační poplatky, …) – zkontrolujte, prosím, jaké náklady je možné z příslušného programu proplatit
- potvrzení
- např. o absolvování pobytu či o poskytnutí stravného (viz pravidla jednotlivých programů)
Pokud zaměstnanec před cestou čerpal zálohu, je třeba ji v rámci vyúčtování uvést a vypořádat.
Všechny zmíněné dokumenty a návody na vyúčtování naleznete na Intranetu EO.
Zaměstnanec je povinen zahraniční cestu vyúčtovat do 10 dnů po návratu.
Finanční limity a odpovědnost
Zaměstnanec je povinen držet se schválené výše finanční podpory uvedené v cestovním příkazu (tj. dle přidělené částky či limitu stanoveného v účastnické smlouvě) a dalších souvisejících pravidel. V případě překročení limitu je třeba na CP uvést další (schválený) zdroj financování. Podpisem CP před cestou potvrzuje vedoucí základní součásti, že případné překročení limitu bude hrazeno z prostředků dané základní součásti.
Nepoužité prostředky z grantu se vrací – jde o maximální, nikoli automaticky čerpanou částku.
Kontakty
Zahraniční oddělení
nám. Jana Palacha 2, Praha 1
Místnosti 103 a 128
