krok 1 - KONKURZ

Podle Kvalifikačních podmínek programu Erasmus se může studijního pobytu účastnit každý student, který:

• je v době výjezdu zapsán do akreditovaného bakalářského, magisterského nebo doktorského studijního programu na FF UK;

• je v době výjezdu řádně zapsán na FF UK minimálně do druhého a maximálně do čtvrtého ročníku bakalářského studia, navazující magisterský student pak maximálně do třetího ročníku, a magisterský student pětiletého program maximálně do šestého ročníku;

• po celé období studijního pobytu v zahraničí bude řádně zapsán ke studiu na FF UK.

Studijního pobytu v rámci programu Erasmus se student může účastnit pouze jedenkrát během celého svého studia na vysokých a vyšších odborných školách.

Místa na studijní pobyty v zahraničí a finanční prostředky na stipendia jsou omezené. Výběrové řízení proto bude dvoukolové. První kolo výběru uchazečů je v kompetenci kateder a ústavů, oficiální termín pro vypsání výběrových je 8.3.2010 a termín jejich ukončení je 15.4.2010. Pro úspěch ve výběrovém řízení jsou důležité studijní výsledky a znalost jazyka na takové úrovni, která by umožňovala studium v cizím jazyce. Další kritéria se mohou v rámci jednotlivých kateder či ústavů lišit, bližší informace poskytnou koordinátoři Erasmu jednotlivých ústavů a kateder.

Seznam koordinátorů

Vzhledem k omezenému rozpočtu programu v roce 2010/2011 bude po ukončení výběrových řízení na úrovni kateder a ústavů provedeno druhé kolo výběrové řízení na úrovni fakulty. Mezi uchazeči úspěšnými v prvním kole budou vybráni studenti, kteří obdrží stipendium. Kritériem výběru studentů v druhém kole bude tzv. Numerická úspěšnost studia (NÚS), viz čl.2 Pravidel pro přiznávání stipendií na FF. Nezávisle na tomto kritériu budou mít při výběru přednost studenti doktorského a magisterského studia před studenty bakalářskými. Druhé kolo výběrového řízení upravuje Opatření děkana č. 6/2010 k vysílání studentů na studijní pobyty v rámci LLP/Erasmus v roce 2010/2011 . Studenti, kteří v druhém kole neuspějí, budou mít možnost se programu zúčastnit jak tzv. zero grant studenti, tedy bez nároku na finanční podporu. Výsledky druhého kola výběrového řízení budou vyhlášeny nejpozději 30.4.

!!! POZOR - do druhého kola výběrového řízení budou zařazeni pouze studenti, kteří budou mít 15.4.2010 založenou přihlášku v on-line aplikaci (viz krok 2) !!!

Na základě druhého kola výběrového řízení nominují koordinátoři ústavů a kateder vybrané studenty partnerským univerzitám a další administrativní postup již řeší student se zahraničním oddělením. Uchazeči úspěšní v prvním kole výběrového řízení, kteří se rozhodnou pro výjezd bez ohledu na výsledek druhého kola, mohou být na požádání nominování již po ukončení prvního kola.

krok 2 - PŘIHLÁŠKA KE STUDIU NA ZAHRANIČNÍ UNIVERZITĚ A PROTOKOL O STUDIJNÍM PLÁNU

Místo na přijímající instituci bylo dohodnuto zhruba před rokem. Nyní je potřeba odeslat na partnerskou instituci konkrétní údaje a přijímající instituce musí vaši žádost potvrdit.

Studenti vyplňují přihlášku on-line na adrese https://is.cuni.cz/webapps/

Každý student si může podat až tři přihlášky. On-line aplikace je pro přihlášky otevřena od 26.2.2010 do 15.4.2010. Data začátku a konce pobytu zadávejte podle začátku a konce semestru na partnerské univerzitě!

Povinnou přílohou přihlášky při jejím odeslání do zahraničí je Potvrzení o vykonaných zkouškách (tzv. Transcript of Records), které vydává studijní oddělení, konkrétně Mgr. Čižmárová. Vystavení potvrzení může trvat až týden.

Řada partnerských institucí dále vyžaduje vlastní přihlášky a dokumenty, týkající se zejména ubytování, orientačních kurzů atd. Je třeba si prohlédnout internetové stránky příslušné partnerské instituce, kde jsou k dispozici informace a instrukce o tamních administrativních postupech, včetně dokumentů ke stažení. Partnerské instituce často vyžadují i on-line registrace.

Informace zaslané partnerskými institucemi

(!!!) POZOR na termíny odevzdání přihlášek na partnerských institucích, které se nezřídka liší od termínů na UK (!!!).

Přihlášku vytiskne a potvrdí fakultní koordinátor v okamžiku, kdy student odevzdá katederním koordinátorem potvrzený protokol o studijním plánu, viz níže. Přihláška musí být v elektronické aplikaci připravena k tisku (ikona v levém horním rohu. Odesílání přihlášek na partnerské instituce si zajišťuje student sám.

Termíny odeslání přihlášek do zahraničí jsou:

• na zimní semestr do 30. května

• na letní semestr do 30. října

Nutnou podmínkou pro tisk přihlášky z aplikace je dodání potvrzeného Protokolu o studijním plánu.

Studijní plán v zahraničí musí odpovídat studijnímu programu, který student studuje na UK. To znamená, že každý předmět, který bude student studovat v zahraničí musí mít uznatelný ekvivalent v rámci studijního programu na UK. Uznatelný ekvivalent je akreditovaný předmět FF UK daného studijního programu, který kandidát na výjezd nemá splněný, a katedra mu jej uzná za splnění odpovídajícího předmětu v zahraničí. Ekvivalentem zahraničního předmětu v tomto smyslu může být i volitelný předmět s kreditovou dotací dle uvážení katedry.

Aktuální požadavek na studijní plán je splnění minimálně pěti předmětů za semestr nebo 30 ECTS kreditů. V případě, že má student v daném semestru podle studijního plánu svého oboru psát bakalářskou nebo diplomovou práci, se požaduje splnění tří předmětů nebo 18 ECTS kreditů, BP nebo DP se do těchto tří předmětů ani kreditů nezapočítává. Při snížení požadavku kvůli psaní práce je nutné zaslat fakultnímu koordinátorovi e-mailem potvrzení školitele, že student práci skutečně má vypracovat během zahraničního pobytu.

V každém případě je nutné splnit počet kreditů předepsaný povinným studijním plánem studovaného programu, bez ohledu na výjezd do zahraničí.

Předměty, které si student zvolí pro studium v zahraničí, vyplní do webové aplikace a vytiskne si z ní Protokol o studijním plánu. Každý předmět musí být schválen příslušným vyučujícím či katedrovým koordinátorem. Konečnou verzi Protokolu o studijním plánu v zahraničí předá student Fakultnímu koordinátorovi pro tisk přihlášky. Podpis Protokolu o studijním plánu v zahraničí proděkankou pro studijní záležitosti zajišťuje fakultní koordinátor, obvykle během jednoho týdne.

Informace k zápisu předmětů do IS a jejich uznávání po návratu viz krok 8.

krok 3 - ZŘÍZENÍ EUROVÉHO ÚČTU U KB PRO PŘEVOD STIPENDIA

Přiznané stipendium bude studentovi převedeno na jeho zvláštní technický cizoměnový účet, který si student předem aktivuje za účelem výplaty prostředků účastníkům programu Erasmus. Tento účet je zřízen pouze na dobu účasti studenta v programu. Výše finanční podpory je stanovena ve finančních dokumentech.

Pro aktivaci technického cizoměnového účtu student předloží u níže uvedené pobočky KB a.s.:

a/ přihlášku na Erasmus potvrzenou fakultním koordinátorem FF (nenechávat v bance, vyžaduje ji později i Evropská kancelář!)

b/ občanský průkaz

c/ studijní průkaz nebo jiný doklad stvrzující totožnost (pas, ISIC karta atd.)

Návštěva na níže uvedených pobočkách KB a.s. by měla být předem telefonicky dohodnuta s kontaktní osobou. Na základě této telefonické dohody bude připravena smlouva k účtu a zadán požadavek na vydání platební karty. Po osobní návštěvě v dohodnutém čase a spolu s podpisem smluvních dokumentů si student převezme platební kartu.

Praha - Dlouhá 34, 110 00  Praha 1

Kontaktní osoby:	Martina Marešová	Vojtěch Strnad
	ředitelka pobočky	bankovní poradce
e-mail:
telefon:	224 008 516	224 008 516
Otvírací doba	PO - PÁ	9:00 - 16:00

Možnosti využití technického cizoměnového účtu:

1) čerpání finančních prostředků prostřednictvím platební karty

2) převod finančních prostředků na jiný účet

3) bezplatný hotovostní výběr na určených pobočkách

Základní přehled podmínek vedení účtu

Aktivace účtu – zdarma

Vedení účtu po dobu účasti v programu – zdarma

Vydání elektronické platební karty - zdarma

Platby kartou u obchodníků - zdarma

Zrušení účtu - zdarma

Hotovostní výběr na uvedených pobočkách – zdarma (Praha - Na Příkopech 33, Spálená 51, Staroměstské náměstí 24, Malostranské náměstí 23; Hradec Králové - Čelakovského 642; Plzeň - Goethova 2704/1)

Poplatky z bankomatů a za účetní položky jsou zpoplatněny standardně, jako je tomu u kteréhokoliv jiného účtu.

Ceny za výběry z bankomatů a za účetní položky jsou následující:

------ výběr hotovosti z bankomatu KB v tuzemsku - debetní karty MasterCard, VISA - 5, -

------ výběr hotovosti z bankomatu JPÚ v tuzemsku - debetní karty MasterCard, VISA - 39,-

------ výběr hotovosti z bankomatu v zahraničí - debetní MasterCard, VISA - 1% min. 100,-

------ placení kartou u obchodníků v tuzemsku i v zahraničí - zdarma

------ převod prostředků z účtu na jiný účet prostřednictvím převodního příkazu v papírové formě  - 20 Kč

krok 4 - ROZHODNUTÍ DĚKANA O PŘIZNÁNÍ ÚČELOVÉHO STIPENDIA NA PODPORU STUDIA V ZAHRANIČÍ

Po obdržení Akceptačního dopisu nebo potvrzeného Learning Agreement (je součástí přihlášky) od zahraniční uiverzity může být studentovi přiznáno účelové stipendium na podporu studia v zahraničí. Akceptační dopis a potvrzená přihláška bývají většinou zaslány na adresu uvedenou v přihlášce studenta. Jsou-li dokumenty doručeny na zahraniční oddělení či Evropské kanceláře, je student neprodleně informován e-mailem.

Aby byl akceptační dopis použitelný jako podklad pro přiznání stipendia, musí obsahovat jméno studenta, data začátku a konce studijního pobytu a podpis zástupce partnerské univerzity s jejím razítkem.

Stipendium je poskytnuto na základě Rozhodnutí děkana o přiznání účelového stipendia na podporu studia v zahraničí. Rozhodnutí děkana připraví fakultní koordinátor na základě předloženého Akceptačního dopisu nebo potvrzeného Learning Agreement. Podpis Rozhodnutí děkana zajistí fakultní koordinátor. Dokument bývá potvrzený cca do dvou dnů. Potvrzené Rozhodnutí si student vyzvedne u fakultního koordinátora v úředních hodinách po obdržení e-mailového pozvání Evropské kanceláře k podpisu finanční dohody (viz. krok 5).

Konkrétní výše stipendia (není-li kráceno) odpovídá diferenciaci grantu pro akademický rok 2010/2011.

krok 5 - FINANČNÍ DOHODA

Přiznané stipendium bude studentovi převedeno na technický cizoměnový účet po podpisu finační dohody. Finanční dohoda stanoví závazky vyplývající z realizace studijního pobytu a je podepsána studentem (příjemce stipendia) a vysílající institucí (prorektorem pro zahraniční styky a mobilitu). Finanční dohodu vystaví Evropská kancelář rektorátu UK v Praze. Student bude k podpisu finanční dohody pozván e-mailem, který pracovníci Evropské kanceláře zašlou na adresu, kterou uvedl v on-line přihlášce. Finanční dohody jsou vybavovány v pořadí, ve kterém studenti odjíždějí.

Po obdržení pozvání k podpisu finanční dohody si student nejprve musí u fakultního koordinátora vyzvednout dokumenty, které je při podpisu nutné odevzdat v Evropské kanceláři. Těmito dokumenty jsou:

• Akceptační dopis nebo Learning Agreement, potvrzený partnerskou univerzitou

• Rozhodnutí děkana o přiznání účelového stipendia na podporu studia v zahraničí (neplatí pro zero-grant studenty)

• Protokol o studijním plánu v zahraničí

Evropská kancelář studentovi během jeho návštevy zároveň vystaví Potvrzení o nominaci (LLP-Erasmus Nomination Letter). Podle regulí EU je povinností studenta přihlásit se na oddělení cizinecké policie v místě kde bude studovat do 30 dnů od jeho příjezdu. K řádné registraci je nezbytné předložit Potvrzení o nominaci v rámci programu LLP-Erasmus (LLP-Erasmus Nomination Letter). Tento dopis musí být podle cílové země doplněn relevantními přílohami, které se liší podle jednotlivých cílových zemí (potvrzeni o pojištění – evropský formulář E111, potvrzení o finančním zajištění, doklad o zajištění ubytování, aj.). Užitečné v tom případě mohou být zkušenosti, které nasbírali a popsali předchozí účastníci programu. Studentům vyjíždějícím do Německa vystaví Evropská kancelář navíc k Potvrzení o nominaci i dokument Bestätigung, který je určen pro německou cizineckou policii.

V případě pobytu kratším než šest měsíců bude stipendium vyplaceno jednorázově před formálním začátkem studijního pobytu. V případě pobytu přesahujícího dobu šesti měsíců bude stipendium vyplaceno ve dvou splátkách, přičemž druhá část stipendia ve výši 50% bude převedena nejpozději 7 dní před vypršením poloviny pobytu.

!!! PŘED VLASTNÍM ODJEZDEM MÁ STUDENT POVINNOST NAHLÁSIT ZAHRANIČNÍ STÁŽ STUDIJNÍMU ODDĚLENÍ !!!

(krok 6) - ZMĚNY V PROTOKOLU O STUDIJNÍM PLÁNU V PRŮBĚHU STUDIA V ZAHRANIČÍ

Často je nutné původní studijní plán změnit až po začátku pobytu. V takovém případě je potřeba změny studijního plánu zadat do webové aplikace. Pro změny ve studijním plánu platí shodná pravidla jako pro tvorbu protokolu o studijním plánu. Po řádném vyplnění předmětů v aplikaci si student dokument "ZMĚNY V PROTOKOLU O STUDIJNÍM PLÁNU V ZAHRANIČÍ" vytiskne, podepíše, a pošle fakultnímu koordinátorovi poštou, faxem, nebo naskenovaný e-mailem. Dokument pak fakultní koordinátor předloží ke chválení koordinátorovi ústavu/katedry a v případě schválení zajistí i další potřebné podpisy ze strany fakulty. Změněný studijní plán musí nadále splňovat všechna kritéria, která splňoval plán původní, tj. minimální počet předmětů, a existenci jejich uznatelných ekvivalentů na FF UK. Změny ve studijním plánu by měly být provedeny nejpozději do jednoho měsíce od začátku semestru na zahraniční univerzitě.

Protokol a jeho změny jsou interní dokumenty fakulty, zakládající nárok na uznání schválených předmětů. Dále je v případě změn ve studijním plánu nutno odezdat fakultnímu koordinátorovi FF vyplněný a podepsaný formulář "CHANGES TO ORIGINAL PROPOSED STUDY PROGRAMME/LEARNING AGREEMENT" potvrzený zahraniční katedrou a institucionálním koordinátorem zahraniční univerzity. Pro odevzdání platí stejný termín i pravidla jako u změn v protokolu. "CHANGES.." je oficiálním celoevropským dokumentem LLP/Erasmus a vyžaduje jej národní agentura.

Trvá-li studijní pobyt dva semestry, a v ZS není možné sestavit plán pro oba, je nutné zpracovat změny i changes na začátku každého semestru.

Oba změnové dokumenty prosím posílejte společně! Zda byly změny schváleny katedrou si můžete kdykoliv ověřit v elektronické přihlášce (garance předmětu).

(krok 7) - PRODLOUŽENÍ STUDIA

Prodloužení pobytu je možné pouze ze zimního semestru do letního, protože podmínky programu vyžadují, aby byl studijní pobyt realizován v rámci jednoho akademického roku. Pokud se rozhodnete pro prodloužení Vašeho zahraničního pobytu v rámci programu Erasmus, napište fakultnímu koordinátorovi e-mail, uveďte datum, do kterého si hodláte pobyt prodloužit a zajistěte alespoň e-mailem souhlas své katedry. Zároveň by měl koordinátor katedry informovat partnerskou univerzitu o Vaší nominaci na LS. Pro přiznání finanční podpory následně zašlete fakltnímu koordinátorovi:

• souhlas s prodloužením Vašeho pobytu, potvrzený přijímající institucí (akceptační dopis pro další období)

• vlastní žádost o prodloužení (nastylizujte ji podle svého nejlepšího vědomí)

Po vystavení rozhodnutí o přiznání stipendia Vám bude z Evropské kanceléře zaslán podepsaný dodatek k finanční dohodě a stipendium bude převedeno na účet poté, co EK obdrží dodatek Vámi podepsaný.

krok 8 - POVINNOSTI PO NÁVRATU A UZNÁVÁNÍ ATESTACÍ

Po návratu je nutnou podmínkou ukončení vaší stáže odevzdání následujících dokumentů fakultnímu koordinátorovi:

• Transcript of Records (nebo jiného ekvivalentního dokumentu o úspěšném absolvování studia)

• Confirmation of LLP - Erasmus study period, který je ke stažení zde. V alternativním případě může být tento dokument nahrazen relevantním dokladem univerzity. Upozorňujeme vás, že tento dokument je velmi důležitý - na základě těchto údajů se rozhoduje, jestli student skutečně v zahraničí strávil dobu odpovídající přiznanému stipendiu. Pokud je zjištěno, že doba je kratší, musí student vrátit alikvótní část stipendia.

• Závěrečná zpráva studenta UK ze zahraničního pobytu - po návratu jsou studenti povinni po dořešení uznání atestací vyplnit na stránkách NAEP závěrečnou zprávu.

  
  

  Přihlášení do online aplikace pro vyplnění zprávy

  
  

  Přihlašovací jméno studenta je jeho e-mailová adresa, již uvedl v on-linové aplikaci programu Erasmus.

  
  

Dokumenty odevzdá student fakultnímu koordinátorovií. K okopírování bude tyto dokumenty požadovat Evropská kancelář. Pokud student neodevzdá Transcript of Records, není možné studium v zahraničí uznat. Je celkem možné, že bude student nucen opakovaně žádat o vystavení potřebných dokumentů a vůbec celý tento proces korigovat. Proto je třeba si na jejich shánění vyhradit během posledního měsíce pobytu v zahraničí čas. Po odjezdu už může být pozdě. Pokud není dodrženo trvání pobytu v délce celých měsíců, je grant na poslední měsíc přidělován dle počtu dnů posledního měsíce strávených v zahraničí. Upozorňujeme, že měsíc pobytu není myšlen ve smyslu např. březen, ale měsíc jako časové rozpětí, tj. 6.3.2005 - 6.4.2005. Délku pobytu si můžete spočíst pomocí excelové tabulky.

Uznávání atestací

Atestace jsou uznávány na základě dodaného dokumentu Transcript of Records vydaného hostující univerzitou. Uznávání atestací je v kompetenci kateder a ústavů, bližší informace k procesu najdete v bodě šest nápovědy k IS.

Rezervace ubytování na koleji po návratu

Žádost o rezervaci místa na koleji po návratu může student provést prostřednictvím internetové aplikace, kterou spravuje Studijní odbor RUK. Součástí tohoto administrtivního procesu je též doložení délky pobytu v zahraničí v uplynulém školním roce. K tomu opět poslouží Confirmation of Study Period, kterým student uzavřel svůj studijní pobyt v zahraničí.

Často kladené dotazy

1. Mohu vyjet přes jinou katedru/ústav, než na které studuji ?

Teoreticky ano, je k tomu však zapotřebí souhlas Vašeho katederního koordinátora a souhlas koordinátora katedry, které místo, o které se ucházíte, náleží. Oba tyto souhlasy nechť katederní koordinátoři zašlou e-mailem fakultnímu koordinátorovi. Souhlas koordinátora katedry, které místo náleží, musí navíc obsahovat ujištění o tom, že cílová univerzita nemá námitky proti přijetí studenta jiného oboru, než na který je uzavřena bilaterální smlouva.

2. Mohu vyjet na místo, které zůstalo neobsazené po ukončení výběrového řízení ?

Pouze se souhlasem fakultního koordinátora. Napište mu motivační e-mail, ve kterém mimo jiné uvedete Vaše důvody pro výjezd, cílovou univerzitu a dobu pobytu. Povinnou přílohou tohoto e-mailu je doporučující e-mail kooordinátora katedry/ústavu, na které studujete.

3. Webová aplikace mi nedovolí se přihlásit, protože místo je pro studenty bakalářského programu a já studuji magisterský a naopak.

Domluvte se se svým katederním koordinátorem, zda na dané místo skutečně můžete vyjet. Pokud katederní koordinátor pošle fakultnímu e-mail s tím, že souhlasí, aby přes místo pro studenty bakalářského programu vyjel student programu magisterského, a ani cílová univerzita nemá námitky, přestože to není výslovně uvedeno ve smlouvě, bude místo v aplikaci pro přihlášení otevřeno.