Knihovna FF UK je organizačně složitou knihovnou, která v posledních několika letech prochází velkou obrodou. V knihovně probíhají projekty, které výrazně rozšiřují služby knihovny a umožňují uživatelům vyšší komfort při využívání jejích služeb.
Nejvýraznějším projektem byl dvouletý projekt retrokonverze lístkových katalogů. Během projektu bylo zpracováno 400 000 lístkových záznamů, které tvořily téměř třetinu evidovaného fondu knihovny a před zahájením projektu byly uživatelům prakticky nedostupné. Práce, která by tradičním katalogizačním postupem „s knihou v ruce“ trvala 40 let, byla díky inovativní metodologii a technologii provedena za 2 roky.
Projekt byl částečně financován z grantových prostředků MK ČR VISK 5.
Východiskem projektu byl fakt, že fondy Knihovny FF UK čítají 1,1 milionu jednotek, ale z toho celých 660 000 bylo zpracováno pouze v lístkových katalozích, část v databázích vytvořených nekoordinovaně, bez dodržení knihovnických standardů a uložených mimo Centrální katalog UK. Při klasickém retrospektivním zpracování knihovního fondu FF UK by bývalo zpracování trvalo cca 40 let. Metoda retrokonverze přinesla výrazné zrychlení zpracování stávajícího knihovního fondu a zlepšila jeho zpřístupnění uživatelům prostřednictvím Centrálního katalogu UK.
Celkem bylo během projektu zpracováno téměř 400 tisíc naskenovaných záznamů nebo záznamů ze samostatných databází ojedinělých dokumentů z fondu Knihovny FF UK z oblastí germanistického semináře české univerzity, německé univerzity, archeologie včetně osobních knihoven významných českých archeologů, orientalistické literatury, klasické filologie, starověkých dějin, byzantologie, didaktiky latiny, lingvistiky, srovnávací jazykovědy, databáze knihovny fonetiky, databáze knihovny Ústavu pro klasickou archeologii, lístkového katalogu Historického semináře, Knihovny hudební vědy, Knihovny románských studií, Knihovny Ústavu pro dějiny umění a Knihovny etnologie. Pro projekt byl použit program ZRIS firmy Comdat, který byl navržen pro retrokonverzi za použití naskenovaných bibliografických záznamů a jejich stažení nebo přepis přímo do struktury formátu MARC 21.
Při současném využití moderních technologií se fond zpracovaný pouze v lístkových katalozích stal téměř mrtvým, proto tento úspěšný projekt znamenal velký posun ve službách poskytovaných uživatelům. Většina fondu Knihovny FF UK je nyní dostupná prostřednictvím Centrálního katalogu Univerzity Karlovy v Praze, všechny oborové knihovny FF UK jsou plně automatizované, a Knihovna FF UK se tak stala plnohodnotnou moderní knihovnou s knihovním fondem přístupným přes internet i nejširší veřejnosti.
