Manuál pro pracovní cesty

FF > Zahraničí > Vyjíždějící zaměstnanci > Manuál pro pracovní cesty

Tři základní pravidla

  1. Nastoupit na pracovní cestu a začít kupovat jízdenky, ubytování apod. můžete až po schválení cestovního příkazu.
  2. Přípravy na cestu, zejména nákupy, zahajte prosím s dostatečným předstihem a s ohledem na hospodárnost výdajů.
  3. Vyúčtování pracovní cesty proveďte do 10 pracovních dnů od jejího uskutečnění.

Checklist pro pracovní cestu v PDF

Postup administrativy pracovní cesty

Jste zaměstnancem/zaměstnankyní FF UK a rád/a byste vyjel/a na zahraniční pracovní cestu? Prohlédněte si aktuální nabídku pro administrativní a akademické pracovníky a pracovnice nebo pro studující. Pravidelně se opakující příležitosti a výzvy jsou zveřejňovány v zaměstnaneckém newsletteru, zároveň je najdete např. na webu Zahraničního oddělení (spolu s nabídkou mimořádných příležitostí zahraničních partnerů) v záložce Aktuální nabídky a výběrová řízení. 

Cesty do rizikových oblastí musí být schváleny proděkanem pro zahraničí. Pokud cestujete do regionů, které mohou být rizikové (např. probíhá v nich válečný konflikt či sousedí se zemí, ve které probíhá válečný konflikt, např. Ukrajina, Izrael, Bělorusko), ověřte situaci na webu MZV a kontaktujte fakultní koordinátorku (Nikola Meryová, nikola.meryova@ff.cuni.cz).

Pokud už máte představu, kam a za jakým účelem bude vaše pracovní cesta směřovat, zodpovězte následující otázky:

Zásadní pro uskutečnění cesty je zajistit její financování osobou odpovědnou za zdroj financování (obvykle je to referent/referentka příslušného oddělení děkanátu nebo řešitel projektu). Před plánováním cesty musí být jasné, v rámci kterého projektu (z kterých zdrojů; může jich být i více pro různé účely) bude financována. Pro zahraniční cesty se obvykle koná výběrové řízení nebo probíhá jiná forma komunikace se zájemci o výjezd. 

Získáte-li financování, manažer/manažerka projektu se s vámi spojí, domluví další kroky a sdělí vám případné specifické požadavky plynoucí z konkrétních zdrojů financování (ty se týkají obzvlášť grantových projektů). Dozvíte se také číslo zakázky (zdroje financování), které budete vyplňovat v cestovním příkazu, a případné specifické požadavky plynoucí z daného zdroje financování.

Pokud vyrážíte na zahraniční pracovní cestu, neznamená to, že kvůli tomu musíte kontaktovat Zahraniční oddělení. Tam píšete či jdete v případě, že cestujete v rámci programů a smluv, které kolegyně a kolegové na ZO mají na starosti. 

Různé projekty, různá pravidla. Některé granty vyžadují například srovnání tří ubytovacích nabídek formou printscreenů, jiné povolují ubytování v hotelech jen do určité částky nebo do určitého počtu hvězdiček. Může se stát, že pojedete na několik konferencí po sobě ve stejné zemi, ale grant neumožňuje zahájení pracovní cesty z jiného státu, přerušení pracovní cesty atd. Důkladně se informujte o pravidlech pro výjezd!

Zdroje je možné kombinovat pro různé účely, např. z jednoho zdroje hradit dopravu, z dalšího ubytování apod.

Administrativní pracovníci a pracovnice: 

Akademičtí pracovníci a pracovnice: 

Pro získání financování je nutno v řádném termínu absolvovat výběrové řízení, proto se prosím v dostatečném předstihu informujte o podmínkách.

Ví o vaší plánované cestě váš/vaše vedoucí?

Kromě manažera/manažerky projektu je podstatné, aby o chystané pracovní cestě věděl/a váš/vaše vedoucí. Někdy je vedoucí zároveň manažerem/manažerkou projektu, v tom případě máte tuto povinnost splněnou v předchozím kroku. Pokud jde o dvě různé osoby, zajistěte si prosím předběžný neformální (ideálně e-mailový) souhlas vedoucího pracovníka / vedoucí pracovnice s vaší plánovanou pracovní cestou. Pak můžete začít vyplňovat cestovní příkaz ve formuláři.

Vyplňte formulář pro cestovní příkaz a zajistěte podpis vedoucí/vedoucího a osoby zodpovědné za financování cesty. Bez schváleného cestovního příkazu není možné nastoupit na pracovní cestu ani začít kupovat letenky, ubytování apod.

Podpis vedoucí/vedoucího není formalita. Přebírá jím odpovědnost za vyslání na pracovní cestu a předem neošetřené náklady. 

Návod k vyplnění formuláře je také k dispozici v bodech níže:

Před cestou je třeba vyplnit následující:

  • číslo zakázky, případně zakázek (pravý horní roh)
  • název katedry/ústavu nebo oddělení
  • pokud neznáte výši pro „Limit Kč“ (částku přidělenou pro pracovní cestu v rámci konkrétního projektu), sdělí vám ji manažer/manažerka projektu
  • příjmení, jméno, titul, bydliště, telefon
  • počátek cesty (místo, datum, hodina), místo jednání, účel cesty, konec cesty (místo, datum)
    • začátek pracovní cesty může být určen zaměstnavatelem jako pravidelné pracoviště, bydliště (nebo jiné místo pobytu) zaměstnance, či jiné smluvené místo
    • cesta začíná odchodem/odjezdem z tohoto určeného místa za účelem výkonu práce mimo pravidelné pracoviště
  • „Zaměstnanec s pracovní cestou souhlasí“: doplňte datum a váš podpis
  • uveďte případné spolucestující
  • „určený dopravní prostředek“: uveďte druhy dopravních prostředků; v případě použití osobního vozidla je nutné zajistit schválení vedoucí/vedoucím předem
    • vždy je nutné volit prostředek v souladu s principem hospodárnosti účelnosti a efektivnosti
    • zároveň je třeba zjistit, zda danou formu dopravy umožňuje daný zdroj financování
      • v případě, že zdroj financování umožňuje např. využití taxi, ale taxi je dražší než využití hromadné dopravy, měla by být zvolena hromadná doprava; pokud ale v dané lokalitě je taxi nejrychlejší způsob dopravy a jeho nevyužitím by došlo ke zmeškání příspěvku na konferenci, může být taxi vhodným dopravním prostředkem; stejně tak může být nakonec ekonomičtější využít „dražší“ letenku, i když do destinace jede i autobus, který je levnější, ale doba cesty se protáhne o několik dní
  • „povolená záloha Kč“ (vyplacená dne, doklad číslo, podpis pokladníka): nevyplňujte, vyplní případně Ekonomické oddělení
  • datum a podpis pracovníka oprávněného k povolení cesty: podepisuje váš/vaše vedoucí a osoba zodpovědná za financování cesty (příkazce; někdy to bývá přímo vedoucí, jindy sháníte dva podpisy); zásadní údaj, bez podepsaného cestovního příkazu nelze nastoupit na pracovní cestu; vedoucí podepisuje cestovní příkaz znovu po vašem návratu

Pokud plánujete přerušení pracovní cesty (např. chcete na místo konání konference přijet o několik dní dříve nebo se naopak vrátit o pár dní později), domluvte se s osobou zodpovědnou za financování cesty, zda a za jakých podmínek je to možné, a způsob přerušení konzultujte s kolegy na Ekonomickém oddělení. Přerušení pracovní cesty musí být také před cestou schváleno vaším vedoucím.

Zaměstnanci přísluší cestovní náhrady od okamžiku nástupu na pracovní cestu do okamžiku ukončení výkonu práce. Ve dny, kdy bude pracovní cesta přerušena, vám nebudou proplaceny náklady spojené s ubytováním, stravné ani vedlejší výdaje. Náklady na ubytování ale nemusíte dělit do dvou účtů, kolegyně a kolegové na Ekonomickém oddělení vám noci k proplacení spočítají podle délky pracovní cesty. Přerušení pracovní cesty je nutné zaznamenat i pro nepracovní dny.  V cestovním příkazu uveďte důvod pro přerušení, např. soukromé důvody či dovolená. Dny přerušené pracovní cesty zadejte do docházky v modulu Nepřítomnosti jako Dovolená. 

Pro vyslání na pracovní cestu do zahraničí je potřeba si vyřídit formulář A1, který vydává Česká správa sociálního zabezpečení. Pokud budou splněné podmínky pro vydání, je možné formulář A1 vyžádat až na dobu dvou let. Ohledně podání žádosti kontaktujte paní Evu Antošovou z Personálního oddělení s informací, na jakou instituci, do jaké země a v jakém termínu jedete. 

Už při plánování cesty zvažte, zda budete chtít vyplatit zálohu na cestovní výdaje předem.

Žádost o zálohu předejte na Ekonomické oddělení nejpozději 10 pracovních dnů požadovaným dnem vyzvednutí, resp. plánovaným dnem zahájení pracovní cesty.

Výdaje na pracovní cestu můžete hradit sami a na závěr si je necháte proplatit prostřednictvím vyúčtování, nebo si můžete nechat dopředu vyplatit zálohu. Ve vyúčtování pracovní cesty pak čerpání zálohy rozvedete a kolegyně a kolegové z Ekonomického oddělení s vámi vypořádají nedoplatek či přeplatek.  

O zálohu žádejte prostřednictvím formuláře v Intranetu. Žádost podepisuje osoba zodpovědná za financování pracovní cesty. Schválený formulář odevzdávejte společně s vyplněným cestovním příkazem na Ekonomické oddělení.

Zálohu v českých korunách a eurech je možné vyplatit na korunový nebo eurový účet, pokud jím zaměstnanec disponuje. Zálohy v ostatních cizích měnách (dolar, anglická libra, švýcarský frank) jsou vypláceny pouze v hotovosti na pokladně. Pro jednu služební cestu můžete požádat o zálohu i ve více druzích měn.  

Pokud má cílová země svoji národní měnu, můžete v zahraničí vyměnit potřebnou výši přijatých valut na národní měnu. V tom případě je nutné při vyúčtování pracovní cesty předložit stvrzenku ze směnárny kvůli přepočtovému kurzu. Pokud Ekonomické oddělení neobdrží stvrzenku, použije pro přepočet měn kurz ČNB, což je většinou méně výhodné. 

Cesta osobním vozidlem musí být řádně konzultována a schválena vedoucí/vedoucím (položka „určený dopravní prostředek“ na cestovním příkazu).

Proveďte srovnání nákladů pro jiné způsoby dopravy a hospodárnost využití osobního vozidla odůvodněte (např. příliš mnoho přestupů, více cestujících, nedostupnost jiného druhu dopravy apod.). Stručné odůvodnění budete uvádět i v závěrečné zprávě.

 

Řidič musí mít:

  • řidičský průkaz
  • platné školení řidičů

Auto musí mít:

  • technický průkaz
  • povinné ručení
  • havarijní pojištění
  • zimní pneumatiky (povinné použít sezóně, dle zákona č. 361/2000 Sb., o provozu na pozemních komunikacích)

Kopie dokladů potvrzujících výše uvedené je nutno při schvalování předložit vedoucímu pracovníkovi. Následně v rámci vyúčtování doložit na EO.

Je nutné mít platné školení řidičů. Školení probíhá každý měsíc a je platné dva roky. 

Jako řidič/řidička vlastního vozidla můžete doložit účtenky o nákupu pohonných hmot, ze kterých bude vypočítána cena za jednotku paliva. Datum nákupu PHM musí odpovídat období trvání služební cesty. Jinak se pro výpočet náhrad použije průměrná cena uvedená v platné vyhlášce MPSV.

V cestovních příkazech všech spolucestujících jednotně uveďte počet ujetých km na území každého státu a všechny okamžiky (data a čas) přechodů hranic. Rozpis je nutno uvést v přiložené závěrečné zprávě, viz vyúčtování pracovní cesty. 

Jízdenky/letenky a ubytování si od chvíle, kdy máte schválený cestovní příkaz, můžete koupit sám/sama. Pouze pokud jde o částku vyšší než 50 000 Kč bez DPH, obraťte se prosím na manažera/manažerku projektu pro další pokyny.  

Doklady, které prokazují výdaje nad 10 000 Kč včetně DPH a jsou vystavené v ČR, musí být vystaveny na vaše jméno, avšak s fakultními účetními údaji, a to i v případě, že jste je hradili sami. Na dokladech týkajících se úhrady výdajů při tuzemské pracovní cestě nebo tuzemské části zahraniční pracovní cesty, kterými zaměstnanec ve vyúčtování cestovních náhrad dokládá výši výdaje, musí být příslušné částky uvedeny pouze v Kč. Pro případný přepočet částky uvedené na dokladu v cizí měně na Kč nelze použít kurz poskytovatele služby ani kurz banky.

Doklady prokazující výdaje nad 10 000 Kč včetně DPH vystavené v zahraničí mohou být vystaveny na vaše jméno a vaše údaje v případě, že jste je hradili sami. Např. faktury za ubytování přes booking.com mohou být na vaše jméno a vaši adresu. Účetní doklady k položkám, které jste hradil/a sám/sama, doložíte po cestě v rámci vyúčtování. 

Příklad účetních údajů pro fakturu vystavenou na fakultu:  

Jméno a příjmení zaměstnance
Univerzita Karlova  
Filozofická fakulta   
náměstí Jana Palacha 2   
116 38 Praha 1 

IČO (identifikační číslo): 00216208 
DIČ (VAT ID): CZ00216208   

Další možný postup: O pořízení služby požádejte zmocněnou osobu (sekretáře/sekretářku katedry či ústavu, manažera/manažerku projektu nebo k tomu určeného referenta/referentku), která provede objednávku a po jejím schválení předá fakturu Ekonomickému oddělení k proplacení z příslušeného finančního zdroje.

Faktury vystavené na fakultu (neboli přijaté faktury) je nutné bezodkladně přes podatelnu předat na Ekonomické oddělení k zapsání do spisové služby a proplacení. Zpracování faktur se řídí zákonnými lhůtami a hrozí sankce z prodlení úhrady.  

Kopie faktury hrazené fakultou doložíte ve vyúčtování pracovní cesty a v závěrečné zprávě a uvedete u nich „hrazeno fakultou“. 

Pro nákup lze využít i služeb cestovní agentury, např.: 

Výhoda nákupu přes agenturu: na webu mohou letenky vycházet zdánlivě levněji. Primární nabídky však často neobsahují všechny poplatky (jsou bez zavazadla a servisního poplatku), konečná cena se zobrazí až při přechodu k platbě. V případě možných komplikací (změn / zpoždění / zrušení letu) je jednodušší komunikovat s pracovníkem agentury než přes helpdesk prodejních webů. 

Poplatky výše uvedeným agenturám se pohybují od 200-500 CZK dle typu služby.

Pro objednání služeb u agentur můžete využít tento návrh e-mailu:

Dobrý den, rád/a bych Vás poprosil/a o nabídku dopravy / ubytování / dopravy a ubytování pro FF UK dle propozic v příloze. Úhrada: na fakturu – hradí FF UK.

Do objednávky je potřeba vždy uvádět:

  • celé jméno cestujícího dle cestovního dokladu
  • email cestujícího, případně telefonický kontakt
  • datum a místo příjezdu a odjezdu
  • specifikace preferovaného spojení či ubytování formou odkazu
  • v případě letenky specifikace zavazadla (příruční, odbavené)

Nebo k e-mailu přiložte tento poptávkový formulář:

Poptávkový formulářStáhnout

Možností je také objednání letenek / jízdenek přímo u konkrétních dopravců (např. České dráhy, Regiojet, Flixbus, letecké společnosti). 

  1. výdaje za mezinárodní dopravu  
  1. výdaje za místní dopravu 
  1. výdaje za ubytování  
  1. stravné 
  1. Nutné vedlejší výdaje, tj. výdaje, které vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou a byly uhrazeny v době trvání pracovní cesty: např. poplatky za účast na konferencích, vstupné, kopírování, parkovné a dálniční poplatky při povoleném použití soukromého vozidla, letištní poplatky, poplatky za úschovu zavazadel, povinné očkování do vymezených destinací nehrazené zdravotní pojišťovnou, parkovné v případě povoleného využití silničního motorového vozidla na pracovní cestě atd. Vždy je ovšem nutné vycházet z výše přidělených finančních prostředků a pravidel pro daný zdroj financování. 

Veškeré. Doklady od nákupů přikládejte k vyúčtování pracovní cesty. Protože na zakoupených dokladech někdy nemusejí být uvedeny všechny potřebné náležitosti, jistota je schovat si všechny: účtenky, faktury, potvrzení o platbách z internetového bankovnictví a letenky, palubní vstupenky (i elektronické), jízdenky atd.

Ano. Všechny platební doklady musejí být vystaveny na jméno cestující/cestujícího. Pokud z dokladu není patrné, kdo jej hradil (např. platba proběhla ze společného účtu manželů), uvedete to v závěrečné zprávě jako čestné prohlášení.

Poskytování cestovních náhrad je upraveno příslušnými právními předpisy a předpisy fakulty a dále pravidly jednotlivých projektů. Podrobnosti případně poskytnou kolegyně a kolegové z Ekonomického oddělení.  

Základní (denní) sazbu zahraničního stravného pro jednotlivé státy stanovuje vyhláška Ministerstva financí ČR platná pro příslušný kalendářní rok.

Pokud v rámci jedné pracovní cesty cestujete do více zemí, pro výpočet výše stravného se použije sazba platná pro tu zemi, v níž jste byli v daném kalendářním dni zahraniční pracovní cesty nejdéle.

Stravné přísluší zaměstnanci za každý kalendářní den pracovní cesty v plné nebo poměrné výši základní sazby podle doby trvání pracovní cesty (podle počtu hodin strávených v daný den v zahraničí). Rozhodující pro určení výše stravného v cizí měně je čas přechodu hranice (při letecké dopravě čas odletu z ČR / příletu do ČR). Výše stravného se rovněž snižuje v případě, je-li vám bezplatně poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře.

Pokud stravné plně neposkytuje zvoucí strana nebo jej nehradí jiná instituce, je třeba stravné (v předpokládané výši) zahrnout do plánovaného rozpočtu pracovní cesty.

V případě, že stravné poskytuje zvoucí strana, je potřeba přivést potvrzení buď o poskytnuté výši příspěvku či o počtu poskytnutého jídla. Zároveň je nutné tuto skutečnost uvést ve formuláři pro vyúčtování cesty.

Bedlivě. Nákupy musí být provedeny s nejvyšší hospodárností pro zaměstnavatele.

V případě hromadného dopravního prostředku lze vyšší než základní třídu použít jen v případě přepravy delší než 4 hodiny, a to jen za podmínky dodržení dotačních pravidel.

Ano, pokud všichni cestující mají cestu hrazenou ze stejného finančního zdroje (zakázky). Pokud někdo platí např. ubytování za více spolucestujících osob, musí to všichni zúčastnění uvést v závěrečné zprávě (přesný návod je součástí formuláře Závěrečná zpráva z pracovní cesty dostupném na Intranetu).

Filozofická fakulta UK využívá od 1. 1. 2026 rámcovou smlouvu na cestovní pojištění zaměstnanců v zahraničí. Každý zaměstnanec bude na veškeré zahraniční pracovní cesty automaticky pojištěn okamžikem, kdy je mu pracovní cesta schválena (tj. má podepsaný cestovní příkaz všemi odpovědnými osobami). Nezapomeňte zadat cestu do modulu Nepřítomnosti (IS VERSO).

Je-li schváleno přerušení pracovní cesty, je zaměstnanec pojištěn pouze po dobu výkonu práce; dobu přerušení je doporučeno pojistit individuálně prostřednictvím soukromého pojištění.

Před cestou si, prosím, prostudujte informace k cestovnímu pojištění do zahraničí v dokumentu Pojistná smlouva – Informace pro zaměstnance dostupném na Intranetu. Naleznete v něm základní informace o podmínkách smlouvy i návod, jak postupovat v např. případě storna cesty. Na stejném odkazu naleznete také asistenční kartu, kterou si, prosím, stáhněte buď ve verzi PDF nebo do mobilu.

Pracovní cesta se bude považovat za pojištěnou fakultním pojištěním i v případě, že má zaměstnanec sjednáno vlastní soukromé cestovní pojištění. Náklady na soukromě sjednané cestovní pojištění se nepovažují za oprávněné náklady a neproplácejí se až na řádně schválené výjimky, kdy pojištění poskytnuté FF UK nepokrývá specifické potřeby pracovní cesty. Tyto výjimky je třeba řešit před cestou nahlášením fakultní koordinátorce (Nikola Meryová, nikola.meryova@ff.cuni.cz).

Cesty do rizikových oblastí musí být schváleny proděkanem pro zahraničí. Pokud cestujete do regionů, které mohou být rizikové (např. probíhá v nich válečný konflikt či sousedí se zemí, ve které probíhá válečný konflikt, např. Ukrajina, Izrael, Bělorusko), ověřte situaci na webu MZV a kontaktujte fakultní koordinátorku.

Pojistné události (např. úraz během cesty nebo způsobení škody třetí osobě) jsou nahlašovány nejprve zaměstnancem na asistenční službu. Následně při nejbližší příležitosti v nejbližší pracovní den přímému nadřízenému, vedoucímu ZS nebo OD a fakultní koordinátorce.

Zaměstnanci – cizinci jsou smlouvou rovněž pojištění pro cesty do zahraničí, s výjimkou země trvalého pobytu. Za zemi trvalého pobytu je považovaná země, kde pojištěná osoba během předcházejících 12 měsíců žila či žije po dobu alespoň 6 měsíců nebo země, ve které je pojištěná osoba účastníkem veřejného zdravotního pojištění.

Dle OD k cestovnímu dokladu do zahraničí v hodnotě nad 12 000 Kč musí být vždy zajištěna možnost zrušení či změny pracovní cesty, a to zejména formou tzv. flexibilního tarifu nebo nákupem pojištění kryjícího náklady související se zrušením či změnou pracovní cesty. Automatické fakultní pojištění pojišťuje i storno letenky, a to se spoluúčastí 10 %.

Pracovní cesta se do docházky nepropisuje automaticky, nezapomeňte ji včas do modulu Nepřítomnosti zadat (jako SC – pracovní cesta).

Nezapomeňte sem uvést i případné přerušení cesty (jako DOV – Čerpání dovolené). 

Např. zrušení nebo odklad pracovní cesty např. pro nemoc, zrušení letu ze strany letecké společnosti, zrušení ubytování ze strany hotelu, nehodu, úraz, rodinné důvody aj. nahlaste vždy manažerovi projektu či příslušnému referentovi a vašemu vedoucímu pracovníkovi.

Pokud víte, že nestihnete odevzdat v termínu, informujte o tom manažera/manažerku projektu. V případě nesrovnalostí vás kontaktují kolegyně či kolegové z Ekonomického oddělení a domluví s vámi adekvátní prodloužení lhůty. 

  • Vyplňte druhou stranu cestovního příkazu, zajistěte podpisy vedoucí/vedoucího a osoby odpovědné za čerpání financí.
  • Vyplňte a podepište závěrečnou zprávu.
  • V případě zahraniční cesty vyplňte i formulář Vyúčtování pracovní cesty v zahraničí.
  • Připojte papírové účetní a cestovní doklady (podrobně níže).

Všechny tyto dokumenty odevzdejte dle zvyklostí vašeho pracoviště nebo typu projektu: buď sekretáři/sekretářce, manažerovi/manažerce nebo přes podatelnu přímo Ekonomickému oddělení.

Všechny papírové dopravní doklady (jízdenky, letenky, rozpis letu aj.) a papírové daňové doklady přiložte připevněné (izolepou či sešívačkou mimo text na dokladu) na zvláštní listy, na které vždy uveďte: 

  • vaše jméno, 
  • číslo dokladu (doklady jednoduše očíslujte pro lepší identifikaci na papír, na němž jsou připevněné),
  • číslo zakázky. 

Doklady, které máte pouze v elektronické podobě, vytiskněte a přiložte.

Přehled typů dokladů, jejichž papírovou podobu budete odevzdávat společně se závěrečnou zprávou: 

Informaci o způsobu úhrady uvedete v závěrečné zprávě (hrazeno: zaměstnancem či zaměstnankyní / předem fakultou). 

Podstatné je, aby z účetních dokladů bylo patrné jméno cestující/cestujícího, cena a že byla letenka uhrazena. 

Doklady k letence hrazené zaměstnancem/zaměstnankyní: 

  1. letenka 
  2. doklad o úhradě (např. pokladní účtenka / potvrzení platbě z internetového bankovnictví)  
  3. palubní lístky: pokud máte k dispozici elektronické palubní lístky, vytiskněte je včas (ať je nemusíte později hledat)
  4. faktura (tu může nahradit jiný doklad, pokud je na něm uvedena finální částka totožná s částkou na potvrzení o platbě) 

Doklady k letence hrazené fakultou: 

  1. letenka 
  2. palubní lístky (pokud je máte ještě u sebe a vyžadují-li to pravidla projektu)
  3. kopie faktury 

Informaci o způsobu úhrady uvedete v závěrečné zprávě (hrazeno: zaměstnancem či zaměstnankyní / předem fakultou). 

Doklady k jízdence hrazené zaměstnancem/zaměstnankyní: 

  1. jízdenka + případně místenka 
  2. doklad o úhradě (např. pokladní účtenka / potvrzení platbě z internetového bankovnictví) 
  3. faktura (tu může nahradit jiný doklad, pokud je na něm uvedena finální částka totožná s potvrzení o platbě) 

Doklady k jízdence hrazené fakultou: 

  1. jízdenka + případně místenka
  2. kopie faktury

Uznatelné vedlejší výdaje jsou ty, které byly uhrazeny v době trvání pracovní cesty. 

  • jízdenky MHD
    • Originál jízdenky a doklad o úhradě. Chybějící jízdenku nebo doklad o úhradě lze nahradit potvrzením o platbě z internetového bankovnictví a/nebo čestným prohlášením.   
  • konferenční poplatek
    • Doložte dokument prokazující výši konferenčního poplatku a potvrzení o úhradě konferenčního poplatku (potvrzení o platbě z internetového bankovnictví, stvrzenka).
  • taxi
    • Doložte doklad o úhradě jízdy taxi. 
    • V závěrečné zprávě rozveďte hospodárnost/účelnost/nezbytnost využití dražší dopravy. 
  • kopírování
    • Pouze v místě pracovní cesty, ne před ní.
  • vstup do knihovny 
  • vízum 
  • další 

Informaci o způsobu úhrady uvedete v závěrečné zprávě (hrazeno: zaměstnancem či zaměstnankyní / předem fakultou). 

Doklady k ubytování hrazené zaměstnancem/zaměstnankyní: 

  1. faktura (nebo potvrzení o ubytování, obsahuje-li finální částku) + jména ubytovaných a termín 
  2. doklad o úhradě v případě úhrady kartou/převodem nebo potvrzení o platbě z internetového bankovnictví

Doklady k ubytování hrazené fakultou: 

  1. kopie faktury v papírové podobě 

Pravidla pro pracovní cesty zaměstnanců FF UK upravuje Opatření děkana č. 2/2026 a Opatření rektora č. 1/2026.