Manuál pro přijetí zahraničních hostů

Pravidla pro přijetí zahraničních hostů na FF UK upravuje Opatření děkana č. 12/2021 a Opatření děkana č. 17/2025.

Tento manuál slouží především akademickým a vědeckým pracovníkům a pracovnicím FF UK, kteří plánují pozvat zahraničního hosta za účelem výuky či jiné odborné činnosti (dále „garant“).

Tento manuál slouží jako obecný postup při příjezdu hosta, je však nutné vždy zkontrolovat specifika daného projektu, resp. zdroje financování. Vzhledem k rozdílným administrativním požadavkům jednotlivých projektů se doporučuje zahájit přípravu s dostatečným časovým předstihem, aby bylo možné včas zajistit splnění všech nezbytných administrativních kroků. Doporučený časový rámec přípravy je vhodné konzultovat individuálně; ve většině případů se osvědčuje zahájit přípravy přibližně dva měsíce před plánovaným příjezdem.

Odpovědnou osobou je kontaktní osoba, která zajišťuje administrativní stránku návštěvy.

Na ústavu / katedře dále vyberete odpovědnou osobu (většinou garant ve spolupráci se sekretářem/sekretářkou), která se bude podílet na přípravě příjezdu hosta v praktických aspektech (zajištění dopravy, ubytování, příprava smlouvy – viz níže) a komunikovat s příslušnými odděleními ohledně administrativních záležitostí.

Erasmus+	ZO – koordinátorka N. Meryová + garant
Meziuniverzitní dohody	ZO – koordinátorka N. Meryová + garant
Program internacionalizace ZO	ZO – koordinátorka N. Meryová + garant
Grant, projekt	Projektový manažer daného grantu / projektu
Obhajoby	SO – příslušná koordinátorka SO
Cooperatio	OV – koordinátor D. Stříbrný
Vlastní financování	Garant + sekretář/ka

Informace o pobytu hosta je potřeba zadat do modulu Přijetí zahraničního hosta v SIS.

Odkaz na manuál k modulu přijetí zahraničního hosta najdete ZDE.

Údaje o zahraničním hostu zadává Garant (ten, kdo hosta pozval) do modulu Přijetí zahraničního hosta v SIS. Zadávají se hosté přijatí:

v rámci smluvní spolupráce na základě meziuniverzitních nebo mezifakultních dohod uzavřených mezi zahraniční univerzitou/institucí a FF UK/rektorátem Univerzity Karlovy;
v rámci smluvní spolupráce na základě mezivládních smluv;
se zajištěnými interními finančními prostředky na pobyt na FF UK mimo smluvní spolupráci;
bez nároku na finanční prostředky.

Neevidují se hosté přijatí bez nároků na finanční prostředky, kteří zároveň

jsou účastníky konferencí, letních škol a podobných akcí pořádaných FF UK a zároveň jsou samostatně evidovaní v rámci pořádané akce;
jsou účastníky veřejných akcí pořádaných FF UK;
vykonávají činnost na FF UK pouze jeden den.

Informaci o přijetí hosta na fakultě vyplní garant v elektronické aplikaci SIS nejpozději do 14 dnů po ukončení pobytu hosta.

Garant je povinen seznámit přijímaného zahraničního hosta FF UK s příslušnými interními předpisy FF UK.

V případě dotazů se prosím obraťte na sekretáře/sekretářku Vaší ZS nebo na administrativní/ho pracovnici/pracovníka odpovědného za zdroj financování.

Univerzita Karlova se řídí protivlivovým manuálem, který zpracovalo Ministerstvo vnitra České republiky.

V rámci Bezpečnostního odboru RUK působí manažerka protivlivové bezpečnosti Ing. Valérie Hůrská, která vydává vyjádření/doporučení ke konkrétním spolupracím (prověření dané univerzity, akademika či studenta) v následujících oblastech:

prevence škodlivého vlivového působení na UK
snaha o nastavení rovnováhy mezi otevřenou akademickou spoluprací a možnými bezpečnostními riziky z toho vyplývajícími
specifický proces prověřování potenciálně rizikových partnerů

V případě potřeby se na ni můžete obracet.

Manažerem bezpečnosti na FF UK, na kterého se v otázkách bezpečnosti můžete obrátit, je Bc. Michal Bílý.

Administrativní postup před příjezdem hosta

Může se jednat o financování na podporu přijetí hosta v rámci FF UK, host může dále přijet s vlastním financováním či kombinovat vlastní financování s částečným financováním ze strany FF UK / UK.

Garant je obvykle informován nebo si potvrdí s koordinátorem/koordinátorkou příslušného zdroje financování výši přiděleného příspěvku. Současně se informuje o případných specifických požadavcích souvisejících s daným zdrojem financování. Opět záleží na typu grantu či programu (příspěvek může být dán v konkrétní výši nebo pokrývá konkrétně stanovené náklady – dílčí nebo kompletní).

Pokud je příjezd hosta financován z prostředků fakulty (mimo Erasmus+ a meziuniverzitní dohody), je potřeba uzavřít s ním tzv. nepojmenovanou smlouvu. V případě finančního plnění (např. proplacení cestovních nákladů nebo ubytování) je třeba mít před uzavřením smlouvy schválenou žádanku. Pokud na příjezd hosta kombinujete více zdrojů financování, není potřeba každou žádanku vytvářet zvlášť, ale je potřeba uvést všechny zdroje financování a jednotlivé částky přidělit k příslušnému zdroji financování (viz níže).

V případě, že má host vlastní financování, žádanku není potřeba vytvářet.

Žádanku obvykle zpracovává garant za podpory sekretáře/sekretářky.

Žádanku založte ve IS VERSO na tomto odkazu a dále postupujte dle návodu:

1. Nový záznam => Ostatní služby => Otevře se detail žádanky

2. Hlavička

Dodavatel: textem => „Nepojmenovaná smlouva (+ jméno hosta)“
Kontaktní osoba: odpovědná osoba – viz výše
Místo dodání: vaše katedra / ústav / oddělení děkanátu
Interní odůvodnění: „Nepojmenovaná smlouva + jméno hosta“
Ostatní položky nevyplňujete – viz zvýrazněné části v obrázku níže

3. Položkový rozpis

Ceny uvádím s DPH
Měna: zkontrolovat, v jaké měně je přidělený příspěvek (většinou CZK)
Položka: např. Ubytování / Flat rate / příp. opět „Nepojmenovaná smlouva + jméno hosta“
Množství: 1
Cena / MJ: celá přidělená částka (žádanku lze udělat v korunách v přibližné částce, resp. v celé výši přiděleného příspěvku, přestože většině hostů se bude vyplácet částka v cizí měně)
Zaškrtnout „Potvrzení“

4. Zdroje

Nákladové středisko: Zvolte středisko, ze kterého byl přidělen příspěvek – většinou Projektové a grantové oddělení, příp. se poraďte s koordinátorem/koordinátorkou projektu
Zakázka: Zvolte číslo zakázky (můžete filtrovat dle čísla či názvu) – zkontrolujte dle zaslaných instrukcí
Ostatní položky se vyplní samy dle předchozího výběru
Přidat zdroj: Pokud na příjezd hosta kombinujete více zdrojů financování, zvolte možnost „Přidat zdroj“ a postupujte stejným způsobem jako v předchozím případě. Dále je potřeba celou přidělenou částku rozdělit k jednotlivým zdrojům.

5. Uložit záznam

6. Odeslat ke schválení

Žádanku schvaluje nejprve příkazce a následně správce. V případě, že žádanka nebude v pořádku, vrátí ji k úpravě. Žadateli přijde notifikace jak o schválení, tak o případném neschválení a vrácení k opravě.

S každým hostem je třeba uzavřít smlouvu, obvykle Dohodu o poskytnutí příspěvku na cestovní výdaje (Agreement on the Provision of a Contribution to Travel Expenses), ale některé granty či programy mohou mít vlastní dokumenty. Vzory smluv v české i anglické verzi naleznete na Intranetu.

Smlouvu obvykle připravuje a zadává do modulu garant za podpory sekretáře/sekretářky. V případě jakýchkoli nejasností či zájmu o školení se obracejte na administrátory registru smluv, případně na koordinátora/koordinátorku projektu.

Při vyplňování smlouvy postupujte dle pokynů uvedených v komentářích ve vzorovém dokumentu z Intranetu. V hlavičce uveďte odpovědnou osobu (v tomto případě garant, nikoliv koordinátor/ka) a její kontaktní údaje. Dále uveďte číslo účetní zakázky (příp. více čísel zakázek dle jednotlivých zdrojů). Jedná se o stejné číslo zakázky, které bylo uvedeno již v žádance.

Čl. I Předmět dohody

Ujistěte se, že daný zdroj financování nemá specifické požadavky na obsah nebo typ smlouvy.

Každá smlouva musí být před podpisem zadána do Modulu SML, kam se přihlásíte svými obvyklými přihlašovacími údaji.

Do modulu smluv po schválení žádanky vyplníte potřebné údaje a vložíte připravenou smlouvu.

Dále sem vložíte všechny dokumenty, které mají být ke smlouvě přiloženy.

Smlouvy musí být zadávány nejpozději s týdenním předstihem před účinností.

Po kontrole administrátorů registru smluv je smlouva předána ke schválení příkazci dané zakázky. Po kompletní kontrole a schválení smlouvy je možné přistoupit k podpisu smlouvy.

Smlouvu je možné uzavřít buď v listinné nebo v elektronické podobě.

Elektronický podpis

1) Je možné využít platformu OBELISK, která je v současnosti preferovaným způsobem podepisování na FF UK.

Podepisující strany nemusí mít kvalifikovaný elektronický podpis.
Platforma umožňuje pouze plně elektronické podepisování; nelze kombinovat elektronický a fyzický podpis v rámci jedné smlouvy.
Při přípravě smluv je důležité informovat protistranu o možnostech podpisu a zároveň sdělit administrátorům registru smluv, zda má daná osoba kvalifikovaný elektronický podpis, nemá elektronický podpis, nebo preferuje vlastní analogický podpis. Tuto informaci je nutné uvést v kolonce „Poznámky“ v modulu Smlouvy.

2) V případě podepisování kvalifikovaným elektronickým podpisem je vyžadován podpis zaručený založený na kvalifikovaném certifikátu nebo podpis kvalifikovaný dle Čl. 3 (11, 12 a 15) nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES (eIDAS).

Analogový podpis

Pokud některá ze smluvních stran preferuje analogový (vlastnoruční) podpis, není možné přijmout naskenovaný dokument – listinný originál musí být fyzicky doručen. V tomto případě zašle Právní oddělení po kontrole dva výtisky schválené smlouvy garantovi. Host smlouvu podepíše nejpozději první den začátku akce, jeden výtisk si nechá a druhý je nutné vrátit přes podatelnu na Právní oddělení.

Host si vše zajišťuje na vlastní náklady. Fakulta mu následně vyplatí celou přidělenou částku formou paušálního příspěvku („flat-rate contribution“) nebo jednotlivé náklady dle předložených dokladů.

Výhodou nákupu na vlastní náklady je, že si host může vybrat dle svého uvážení.

Host musí v dané lhůtě (obvykle 10 pracovních dnů – dle smlouvy) předložit všechny relevantní doklady k proplacení smlouvy. Vždy musí doložit cestovní doklad (jízdenka, letenka apod.) jako doklad, že zde skutečně byl. Dále musí doložit všechny účtenky, faktury, potvrzení, které dokládají účel a náklady. Specifické programy či granty mohou dále vyžadovat ještě další dokumenty.

V těchto případech zajišťuje nákup garant, sekretář/ka, případně administrátor/ka projektu. Opět záleží na konkrétních instrukcích v rámci programu. Pokud jde o částku vyšší než 50 000 Kč bez DPH, obraťte se prosím na manažera/manažerku projektu pro další pokyny.

Pokud je hrazen nějaký výdaj fakultou, musí být jeho uhrazení uvedeno ve smlouvě. Fakturu např. za ubytování tedy nelze proplatit, pokud je ve smlouvě uvedeno, že výplata proběhne formou flat-rate příspěvku.

V případě nákupu na fakturu je objednatel povinen uvést dodavateli správné a úplné fakturační údaje fakulty (oficiální adresu fakulty, IČO, bankovní spojení, zahraniční bankovní spojení a DIČ). Na faktuře dále musí být uvedeno jméno hosta, pro kterého se nákup provádí (např. v položkách faktury či poznámce). Jméno hosta však nesmí být uvedeno u fakturačních údajů.

Příklad účetních údajů pro fakturu vystavenou na fakultu: 

Univerzita Karlova  
Filozofická fakulta  
náměstí Jana Palacha 2  
116 38 Praha 1

IČO (identifikační číslo): 00216208 
DIČ (VAT ID): CZ00216208 

…

Fakturujeme:
Položka: Ubytování jméno a příjmení hosta

Doručenou fakturu je nutno neprodleně předat k úhradě na EO společně s průvodním listem. Vzory průvodních listů (pro tuzemské i zahraniční faktury) včetně návodů na jejich vyplnění jsou k dispozici na Intranetu EO. Fakturu zadá garant s podporou sekretáře/sekretářky elektronicky do ESS a fyzicky posílá přes Podatelnu.

Všechny doklady, které byly pořízeny na fakturu, je nezbytné uchovat pro účely vyúčtování. Před předáním na EO k úhradě si tedy udělejte kopie těchto dokladů.

TIP: Fakulta má z předchozích let ověřené ubytovací možnosti, které se osvědčily při příjezdech zahraničních hostů. Nabídku těchto doporučených ubytování najdete níže. Jedná se však o oblíbené hotely, proto doporučujeme rezervaci ubytování neodkládat.

Uvedené ceny jsou orientační – odpovídají našim zkušenostem z předchozích let, je tedy možné, že se ceny měnily. Doporučujeme proto vždy ověřit kromě dostupnosti také aktuální cenovou nabídku.

Počet hostů na pokoji	1lůžkový (20 m²)	2lůžkový (25 m²)	Apartmá (45 m²)
1 osoba / noc	1350,-	1350,-	2000,-
2 osoby / noc	–	1900,-	2400,-
přistýlka / noc	–	–	400,-
dětská postýlka / noc	100,-
parkování / noc	250,-

Snídaně + ubytovací poplatek jsou zahrnuty v ceně.
Uvedené ceny nezahrnují 12 % DPH.

Web: https://cuni.cz/UK-5642.html

Jednolůžkový: 1 200 CZK/noc
Dvoulůžkový: 1 610 CZK/noc
Třílůžkový: 1 950 CZK/noc

Snídaně, místní poplatek a 12% DPH jsou zahrnuty v ceně.

Web: https://www.masarykovakolej.cz/hotel

Jednolůžkový pokoj: 1 375 CZK/noc
Dvoulůžkový pokoj: 1 760 CZK/noc
Třílůžkový pokoj: 2 310 CZK/noc
Parkování v hotelové nekryté garáži: 200 CZK/den

Bufetová snídaně, místní poplatek a 12% DPH jsou zahrnuty v ceně.

Web: https://www.centrum-krystal.cz/cs/

Standartní dvoulůžkový pokoj od 1 750 CZK/osoba/noc (dle sezony) – podrobnější ceník zde.

Snídaně a 12% DPH jsou zahrnuty v ceně.
Uvedené ceny nezahrnují místní poplatek ve výši 50 Kč/osoba/den.

Web: https://www.hotelantik.cz/

Od roku 2024 nejsou stanoveny fixní ceny – cca 3 000 CZK/noc/pokoj – aktuální cena na ověření/vyžádání.

Web: https://apartmentsembassy.cz/

Classic SGL/DBL: 3 090 CZK/noc
Junior Suite SGL/DBL: 3 890 CZK/noc
Bookquet Deluxe/Premium SGL/DBL: 3 590 CZK/noc
třetí osoba na pokoji: +750 CZK/osoba/noc
parkovné: +650 CZK/auto/den (dle dostupnosti)

Snídaně a 12% DPH jsou zahrnuty v ceně.
Uvedené ceny nezahrnují místní poplatek ve výši 50 CZK/osoba/den.

Web: https://www.hotelbookquet.cz/

Cena pokojů není fixní, záleží na typu pokoje, termínu či obsazenosti. Ceny se pohybují okolo 2 500 CZK/noc. Snídaně a DPH jsou zahrnuty v ceně. Není však zahrnut místní poplatek ve výši 54 CZK/osoba/den.

Web: https://www.hotelsax.cz/

Komenského, Větrník, Kajetánka – cena závisí na typu pokoje (na některých kolejích jsou k dispozici zrekonstruované pokoje pro hosty UK), konkrétní koleji, délce pobytu a sezoně. V ceně není zahrnuto 12% DPH. Pro zjištění cenové nabídky kontaktujte, prosím, přímo Rezervační oddělení KAM.

Pro nákup lze využít i služeb cestovní agentury, např.:

Profiair – profiair@profiair.cz
OK Tours – objednavky@oktours.cz
Fly United – zuzana.bohacova@flyunited.cz

Výhoda nákupu přes agenturu: na webu mohou letenky vycházet zdánlivě levněji. Primární nabídky však často neobsahují všechny poplatky (jsou bez zavazadla a servisního poplatku), konečná cena se zobrazí až při přechodu k platbě. V případě možných komplikací (změn / zpoždění / zrušení letu) je jednodušší komunikovat s pracovníkem agentury než přes helpdesk prodejních webů.

Poplatky výše uvedeným agenturám se pohybují od 200-500 CZK dle typu služby.

Pro objednání služeb u agentur můžete využít tento návrh e-mailu:

Dobrý den, rád/a bych Vás poprosil/a o nabídku dopravy / ubytování / dopravy a ubytování pro FF UK dle propozic v příloze. Úhrada: na fakturu – hradí FF UK.

Do objednávky je potřeba vždy uvádět:

celé jméno cestujícího dle cestovního dokladu
email cestujícího, případně telefonický kontakt
datum a místo příjezdu a odjezdu
specifikace preferovaného spojení či ubytování formou odkazu
v případě letenky specifikace zavazadla (příruční, odbavené)

Nebo k e-mailu přiložte tento poptávkový formulář:

Poptávkový formulář Stáhnout

Možností je také objednání letenek / jízdenek přímo u konkrétních dopravců (např. České dráhy, Regiojet, Flixbus, letecké společnosti).

Vždy je potřeba zkontrolovat proplatitelné náklady v rámci projektu či grantu u koordinátora/koordinátorky projektu. Zároveň je potřeba se ujistit, že ve smlouvě je uvedena buď výplata prostřednictvím flat-rate příspěvku či konkrétní náklady, které chcete hostovi uhradit. Obecně však platí, že lze proplatit:

jízdné hromadným dopravním prostředkem (vlak druhá třída, autobus, letadlo ekonomická třída) z místa bydliště či pracoviště na místo určení a zpět,

jízdné místní hromadnou dopravou v místě určení,

ubytování v místě určení,

nutné vedlejší výdaje související s cestou

Vždy je ovšem nutné vycházet z výše přidělených finančních prostředků a pravidel pro daný zdroj financování. Zvláště u vedlejších výdajů je však potřeba si ohlídat jejich zahrnutí ve smlouvě.

Opět záleží na podmínkách konkrétního projektu či grantu.

Pro účely vyúčtování je většinou potřeba uschovat kopie všech dokladů, které byly pořízeny na fakturu. K vyúčtování se následně přikládají s poznámkou, že již byly uhrazeny.

V případě úhrady příspěvku prostřednictvím flat-rate je většinou potřeba doložit pouze boarding pass či podobný doklad o přítomnosti daného hosta na místě konání. Dále je třeba uschovat a dodat všechny doklady, které bude chtít host proplatit.

Bedlivě. Nákupy musí být provedeny s nejvyšší hospodárností pro fakultu.

Záleží na podmínkách konkrétního projektu či grantu. Informujte se, prosím, u koordinátora/koordinátorky projektu.

Pozor, v případě, že finanční zdroj cestování první třídou neumožňuje, nebude Vám cestovné uhrazeno.

Administrativní postup po odjezdu hosta

Výplata příspěvku neprobíhá předem, ale až po uskutečnění plánované činnosti (např. výuka, konferenční příspěvek).

Potřebné podklady k vyúčtování

K vyplacení příspěvku hostovi je potřeba vyplnit pokladní vyúčtování. Vzor pokladního vyúčtování naleznete na Intranetu EO pod názvem „Formulář pro vyúčtování (24.5.2023)“. K vyúčtování se vždy přikládá kopie smlouvy a relevantní doklady, které byly nebo mají být uhrazeny. V případě vyplacení příspěvku hostovi pouze v podobě paušálního příspěvku / „flat-rate contribution“ stačí ve většině případů přiložit boarding passy/jízdenky (příp. doklad za ubytování).

Postup vyúčtování

Připravte pokladní vyúčtování spolu s uvedenými podklady.
Předložte vyúčtování k podpisu příkazci/ům dané zakázky – tedy osoba/y uvedená na žádance.
Po zajištění všech podpisů předejte přes Podatelnu na EO.

Postup v případě, kdy host cestu stornuje

Pokud smlouva zatím nebyla vložena do Modulu, je potřeba pouze co nejdříve informovat příslušného koordinátora/koordinátorku projektu o stornu.

Pokud jste již smlouvu zadali do modulu smluv, je nutné informovat také administrátory registru smluv.

Informujte administrátory registru smluv. V případě analogově podepsaných smluv, je nutné všechny existující výtisky vrátit administrátorům registru smluv (i ty, kde se zatím podepsala jen jedna smluvní strana).

Zahraničí