Zahraniční služební cesty akademických a ostatních zaměstnanců FF UK se mohou uskutečňovat v rámci:
–
- programu Erasmus+
- případně dalších individuálních možností (granty, výzkumné záměry apod.)
Zahraniční služební cestu musí schválit vedoucí katedry či ústavu nebo jiný nadřízený. Vedoucím kateder/ústavů schvaluje zahraniční služební cestu děkan FF UK.
–
Administrativní postup
–
PŘED ODJEZDEM
–
Potřeba je vyplnit cestovní příkaz (k dispozici na EO nebo na ZO), který si po dobu zahraniční cesty nechává akademický pracovník nebo zaměstnanec u sebe a odevzdává jej spolu s vyúčtováním cesty na Ekonomické oddělení až po návratu. Cestovní příkaz podepisuje nadřízený a ten, kdo má podpisové právo ke středisku, ze kterého jsou náklady na pobyt hrazeny. V případě úhrady z prostředků Zahraničního oddělení tedy cestovní příkaz musí podepsat vedoucí ZO (2x – před cestou i po cestě).
–
Cesty v rámci programu Erasmus+ je nutné začít projednávat v dostatečném předstihu. Bez podepsané smlouvy nelze vycestovat.
–
JÍZDENKY A LETENKY
- Jízdenky a letenky si obecně každý může nakoupit sám (vyjma objednávek nad 50 000,- Kč bez DPH) a dle formy financování poté vyúčtovat na Ekonomickém oddělení. Ohledně správnosti dokladů pro vyúčtování je třeba se (nejlépe ještě před cestou) obrátit na EO.
- Pokud je cestovné hrazeno ze zdrojů ZO, je třeba jízdenku či letenku objednat přes ZO. Cena jízdného musí být v mezích stanovených limitů pro daný typ pobytu – pro Erasmus+ a pro pobyt v rámci meziunivertních a mezifakultních smluv – určených dle vzdálenosti cílové destinace.
- Při zajišťování jízdenky/letenky přes Zahraniční oddělení je nutné s dostatečným předstihem (alespoň 3 týdny, žádosti nelze vyřizovat obratem) použít objednávkovou aplikaci Zahraničního oddělení . Do té se vyplní následující informace:
- celé jméno cestujícího tak, jak je uvedeno v pase či jiném identifikačním dokladu, s nímž bude cestovat
- odkud/kam chce jet/letět a přesná data odjezdu tam/zpět
- informaci o tom, kdo a případně jak bude jízdenku/letenku hradit
- u zámořských letů je třeba uvádět datum narození cestujícího
- případné další požadavky (max. výše ceny, preferované časy apod.)
- Zahraniční oddělení pro nakupování jízdenek a letenek využívá České dráhy, Student Agency, Čedok a Asianu. Fakulta neobjednává jízdenky a zejména letenky přes jiné portály a weby, jelikož každou transakci je třeba podložit fakturou a např. nízkonákladové společnosti faktury nevystavují.
–
PO NÁVRATU
–
- U každé z cest se po návratu provádí vyúčtování na Ekonomickém oddělení, i za předpokladu, že cesta byla hrazena z vlastních prostředků.
- Po návratu ze zahraniční služební cesty je nutno v případě meziuniverzitních a mezifakultních smluv odevzdat na ZO kopii Závěrečné zprávy ze zahraniční cesty v rámci meziuniverzitní smlouvy, originál se odevzdává spolu s vyúčtováním zahraniční služební cesty na EO.
- Po každé z cest je dále při vyúčtování třeba odevzdat Potvrzení o poskytnuté výši stravného (může být použit i jakýkoli jiný formulář přímo z partnerské instituce) potvrzené partnerskou univerzitou, a to i za předpokladu, že žádné diety vyplaceny nebyly (pak se potvrzuje nulové obdržení diet, které je povinna vyplatit FF UK). Diet se nelze vzdát.
