Mobilita zaměstnanců – školení

Základní informace a druhy zaměstnaneckých mobilit Erasmus+:

Administrativní mobilita (Staff Training Mobility)

  • Vhodná pro administrativní i akademické zaměstnance
  • Dvě formy mobility:
    • Staff Training Week (školení organizované univerzitou v zahraničí)
    • tzv. Job shadowing (individuálně domluvená návštěva)
  • Z fondu Erasmus+ není možné financovat konference.

Staff Training Weeks a poplatky

  • Některé Staff Training Weeks mohou být zpoplatněny .
  • Z důvodu omezeného rozpočtu jsou upřednostňovány výjezdy bez poplatku, případně s minimálním poplatkem.
  • V případě, že Staff Training Week má účastnický poplatek, kontaktujte fakultního koordinátora ohledně možností financování.

Zaměstnaneckou mobilitu v rámci programu Erasmus+ je možné realizovat pouze tehdy, je-li vyjíždějící zaměstnancem FF UK v rámci řádné pracovní smlouvy, DPČ či DPP.

Na training mobility v rámci Erasmus+ se vztahují stejná pravidla na vyúčtování zahraniční cesty jako při standardní zahraniční pracovní cestě. Vyúčtování probíhá na Ekonomickém oddělení.

Výjezd na mobilitu je vhodné začít organizovat zhruba dva měsíce předem.

Fakultní koordinátorkou pro mobilitu zaměstnanců je Mgr. Martina Reiterová (erasmusIN@ff.cuni.cz), místnost číslo 128, úřední hodiny: pondělí-čtvrtek, 14-16.

Prosíme o využití vyvolávacího systému u místnosti číslo 128. Zaměstnanci jsou vyvoláváni přednostně.

Před odjezdem:

  • Najít si vhodný training
    • Staff Training Week si lze vybrat zde. Nabídky, které dostáváme e-mailem, jsou průběžně zveřejňovány na intranetu ZO FF UK.
  • Ujistit se, že existuje bilaterální smlouva.
    • Zjistit u katederního koordinátora. V případě, že ji nemá uzavřenou daná katedra, ale jiná katedra na FF UK ano, lze se s tamějším katederním koordinátorem dohodnout na využití jejich místa. Pokud bilaterální smlouva s institucí není uzavřena, kontaktujte fakultního koordinátora.
  • Navázat komunikaci s přijímající institucí.
    • Vyplnit online přihlášku dle instrukcí přijímající instituce. Erasmus kód Univerzity Karlovy je CZ PRAHA 07.
    • Přijímající instituce následně vyjíždějícímu zaměstnanci zašle potvrzení účasti. To je nutné předat fakultnímu koordinátorovi (stačí e-mailem).
  • Následně účastník vyplní tři dokumenty: Training Mobility AgreementÚčastnickou smlouvu a Cestovní příkaz.
  1. Training Mobility Agreement (vyplněný vzor k nalezení zde)

    • Ten podepíše vyjíždějící zaměstnanec, jeho katederní koordinátor a přijímající instituce. Následně je nutné jej odevzdat fakultnímu koordinátorovi (možno naskenované e-mailem).
  2. Účastnická smlouva (vyplněný vzor k nalezení zde)

    • Finanční část Účastnické smlouvy má dvě složky – pobytovou a cestovní.
      • Pobytová
        • Do této složky jsou zahrnuty náklady na ubytování (nutné vyúčtovat), stravování (diety dle vyhlášky MF ČR – fixní), místní dopravu (jízdenky MHD – nutné vyúčtovat), cestovní pojištění a případné storno poplatky (vše nutné vyúčtovat).
        • Maximální denní limity finanční podpory jsou rozděleny dle cílových destinací tabulce diferenciace přidělovaných grantů pro aktuální akademický rok.
        • Do Účastnické smlouvy zaměstnanec zanese výši denního limitu dle cílové destinace, kterou vynásobí počtem pracovních dní pobytu.
        • Pracovním dnem je den, kdy se zaměstnanec účastní programu v rámci training. Nejde o klasický pracovní den, program může probíhat i ve dnech pracovního klidu. Na dny, kdy činnost neprobíhá, není nutné si brát neplacené volno.
        • Nárok na finanční podporu během cestovního dne se přiznává pouze v odůvodněných případech (např. je-li nutná přítomnost zaměstnance na fakultě v ranních hodinách během druhého dne). Obvykle se na cestovní den podpora nepřiznává, pokud se ještě ten den zaměstnanec na přijímající instituci neúčastní programu. Nárok na tuto podporu se ve smlouvě nezaznamenává do kolonky Pobytové náklady, ale do kolonky Cestovní 1 den před výukovým pobytem/po výukovém pobytu.
      • Cestovní
        • Cestovní náklady mohou zahrnovat všechny náklady a všechny dopravní prostředky využité při cestě z výchozího bodu do místa určení (a zpět) a mohou zahrnovat poplatky za víza.
        • Limit výše cestovních nákladů se odvíjí od vzdálenosti destinace v kilometrech, konkrétní výše nároku se řídí tabulkou tax na cestu.
        • K výpočtu vzdálenosti v km je nutné využít oficiální kalkulačku: Jako výchozí bod se zadává místo pracoviště (Praha) a sazba platí na obě cesty (tam/zpět).
        • Informace získané z oficiální kalkulačky a tabulky tax na cestu účastník vepíše do Účastnické smlouvy.
        • Pro objednání jízdenek/letenek je možné použít objednávkovou aplikaci Zahraničního oddělení. V případě, že jízdenku/letenku objedná ZO, cestovné také rovnou uhradí. Pedagog si ponechá účtenky/letenky atd. a na cestovné si již nevyzvedává zálohu.
        • Jak Training Mobility Agreement, tak i Účastnickou smlouvu je vhodné sepisovat až ve chvíli, kdy zaměstnanec zná konkrétní data svého pobytu.
        • Smlouvu podepisuje vyjíždějící pedagog a děkan, jehož podpis zprostředkuje fakultní koordinátor. Vyhotovení je ve dvou originálech, nelze ji posílat naskenovanou e-mailem.
        • Bez podepsané Účastnické smlouvy nelze schválit cestovní příkaz a žádat o zálohu.
  1. Cestovní příkaz
    • Podepisuje před odjezdem fakultní koordinátor (Martina Reiterová nebo Imogen Davidson White), vedoucí ZO a vedoucí katedry/oddělení děkanátu.

 

  • Přidělené grantové prostředky Erasmus+ mohou být poskytovány formou zálohy, jíž je po návratu třeba vyúčtovat na ekonomickém oddělení, stejně jako je tomu u jiných zahraničních cest. Prostředky, které byly přiděleny nad rámec čerpání, se vrací (jde tedy o maximální, nikoli reálnou výši prostředků; účtovat není třeba stravné, které je poskytováno formou diet).
  • Formulář Žádosti o zálohu je ke stažení na Intranetu EO.
  • Pokud je potřeba, abyste v rámci svého Staff Training Week stručně představili FF UK, na našem intranetu naleznete ke stažení PPT prezentaci volně k použití k těmto účelům.

Po návratu:

  • Cestovní příkaz
    • Podepisuje po návratu vedoucí ZO a vedoucí katedry/děkanátu. Poté se odevzdává na Ekonomické oddělení jako součást vyúčtování.
  • Fakultnímu koordinátorovi je nutné odevzdat dva dokumenty: Confirmation of Erasmus+ Training Period (originál potvrzený přijímající institucí) a Závěrečnou zprávu (podepsanou vyjíždějícím zaměstnancem).
  • Oba dokumenty by měl zaměstnanec fakultnímu koordinátorovi odevzdat co nejdříve, nejpozději však do dvou týdnů od data ukončení pobytu.
  • Vyúčtování zahraniční cesty probíhá na Ekonomickém oddělení.
    • Skutečné náklady fakturuje pedagog po návratu dle instrukcí ekonomického oddělení.
  • Pokud se chystá pedagog na více výjezdů v rámci jednoho akademického roku, je před dalším výjezdem potřeba uzavřít výjezd předchozí (tj. mít odevzdané všechny potřebné dokumenty).

Veškeré aktualizované údaje včetně příslušných dokumentů naleznete v plném rozsahu na webových stránkách RUK. V případě jakýchkoli nejasností vždy kontaktuje fakultního koordinátora Erasmus+.

Často kladené dotazy:

  • Jak je to s pracovním a nepracovním víkendem?
    • Pravidla Erasmus+ neznají termín víkend. Rozlišují se pouze pracovní dny = dny, kdy zaměstnanec vykonává činnost (účastní se programu training) dle Kvalifikačních podmínek pro výukové pobyty a ostatní dny. Jen na pracovní dny lze nárokovat finanční podporu na pobytové náklady dle diferenciace podle zemí, přičemž v tabulce je uvedena maximální částka financování ze zdrojů Erasmus+.
    • Training Programme je třeba sestavit tak, aby bylo vidět, které dny se pedagog training účastní a jaká je náplň konkrétního dne.
    • Pokud se zaměstnanec část pobytu chystá strávit jinou činností, než je training, například se rozhodne část pobytu strávit osobním volnem, je třeba, aby na dané dny pracovní cestu přerušil – nevznikne mu tak nárok na diety a příspěvek na ubytování.

Přijíždějící zaměstnanci:

  • Je nutné, aby byla mezi FF UK a vysílající univerzitou uzavřena bilaterální smlouva.
  • Přijíždějící zaměstnanec se, co se dokumentů týká, řídí pokyny své domovské univerzity.
    • Všechny dokumenty, které od akademika jeho univerzita vyžaduje, podepisuje katederní koordinátor ústavu či katedry, kam byl přijíždějící zaměstnanec pozván a kde působí. Konkrétní podoba dokumentů se různí, stejně jako podmínky výjezdu.
  • Ze strany Erasmus kanceláře je potřeba zadat informace o přijíždějícím do formuláře na intranetu.
  • Pokud je pedagog do formuláře zapsán dopředu a nakonec nepřijel, případně se mu změní data pobytu, je nutné o tomto e-mailem zpravit fakultního koordinátora (erasmusIN@ff.cuni.cz).

Kontaktní osoba (fakultní koordinátor Erasmus+): Mgr. Imogen Davidscon White a Mgr. Martina Reiterová (místnost 128)