Mobilita vědecko-pedagogických pracovníků – výukové pobyty

Základní informace:

Pedagogická mobilita (Teaching Mobility) = výukový pobyt.

  • Délka pobytu
    • Doporučená délka = 5 pracovních dnů ( 8 vyučovacích hodin)
    • Možnost kratšího pobytu, min. 2 pracovní dny, minimální počet vyučovacích hodin je však i tak osm
    • U pobytů delších než pět dní se minimální počet vyučovaných hodin zvyšuje každý pracovní den o 1,6.
    • Do vyučovacích hodin lze započítat i například konzultace či vedení semináře.

V rámci jednoho pobytu lze od akademického roku 2018/19 nově kombinovat teaching a training mobility, tato skutečnost však musí být zaznamenána již v programu (Mobility Agreement) před odjezdem zaměstnance. V takovém případě se minimální počet odučených hodin snižuje na 4. Pro kombinovaný pobyt se využívají formuláře určené pro Teaching.

Zaměstnaneckou mobilitu v rámci programu Erasmus+ je možné realizovat pouze tehdy, je-li vyjíždějící zaměstnancem FF UK v rámci řádné pracovní smlouvy, DPČ či DPP.

Na teaching mobility v rámci Erasmus+ se vztahují stejná pravidla na vyúčtování zahraniční cesty jako při standardní zahraniční pracovní cestě. Vyúčtování probíhá na Ekonomickém oddělení.

Výjezd na mobilitu je vhodné začít organizovat zhruba dva měsíce předem.

Fakultní koordinátorkou pro mobilitu zaměstnanců je Mgr. Martina Reiterová (erasmusIN@ff.cuni.cz), místnost číslo 128, úřední hodiny: pondělí – čtvrtek 14 – 16.

Prosíme o využití vyvolávacího systému u místnosti číslo 128. Zaměstnanci jsou vyvoláváni přednostně.

Před odjezdem

  • Ujistit se, že existuje bilaterální smlouva.
    • Účastník ověří u katederního koordinátora. V případě, že ji nemá uzavřenou daná katedra, ale jiná základní součást na FF UK ano, lze se s tamějším katederním koordinátorem dohodnout na využití jejich místa. Pokud bilaterální smlouva s institucí není uzavřena, kontaktujte fakultního koordinátora.
  • Navázat komunikaci s přijímající institucí.
    • Domluvit si s přijímající institucí program výuky.
  • Následně účastník vyplní tři dokumenty: Teaching Mobility Agreement, Účastnickou smlouvu a Cestovní příkaz.
  1. Teaching Mobility Agreement
    • Podepíše vyjíždějící pedagog, jeho katederní koordinátor a přijímající instituce. Následně je nutné jej odevzdat fakultnímu koordinátorovi (možno naskenované e-mailem).
  2. Účastnická smlouva
    • Finanční část Účastnické smlouvy má dvě složky – pobytovou a cestovní.
      • Pobytová
        • Do této složky jsou zahrnuty náklady na ubytování (nutné vyúčtovat), stravování (diety dle příslušné vyhlášky MFČR – fixní), místní dopravu (jízdenky MHD – nutné vyúčtovat), cestovní pojištění a případné storno poplatky (vše nutné vyúčtovat).
        • Maximální denní limity finanční podpory jsou rozděleny dle cílových destinacítabulce diferenciace přidělovaných grantů pro aktuální akademický rok.
        • Do Účastnické smlouvy pedagog zanese výši denního limitu dle cílové destinace, kterou vynásobí počtem pracovních dní pobytu.
        • Pracovním dnem je den, kdy pedagog vykonává výukovou činnost v souladu s Teaching Mobility Agreement. Nejde o klasický pracovní den, činnost může být vykonávána i ve dnech pracovního klidu. Na dny, kdy činnost neprobíhá, není nutné si brát neplacené volno.
        • Nárok na finanční podporu během cestovního dne se přiznává pouze v odůvodněných případech (např. je-li nutná přítomnost pedagoga na fakultě v ranních hodinách během druhého dne). Obvykle se na cestovní den podpora nepřiznává, pokud ještě ten den pedagog na přijímající instituci nevykonává výuku. Nárok na tuto podporu se ve smlouvě nezaznamenává do kolonky Pobytové náklady, ale do kolonky Cestovní 1 den před výukovým pobytem/po výukovém pobytu.
      • Cestovní
        • Cestovní náklady mohou zahrnovat všechny náklady a všechny dopravní prostředky využité při cestě z výchozího bodu do místa určení (a zpět) a mohou zahrnovat poplatky za víza.
        • Limit výše cestovních nákladů se odvíjí od vzdálenosti destinace v kilometrech, konkrétní výše nároku se řídí tabulkou tax na cestu.
        • K výpočtu vzdálenosti v km je nutné využít oficiální kalkulačku: Jako výchozí bod se zadává místo pracoviště (Praha) a výsledná sazba platí na obě cesty (tam/zpět).
        • Vzdálenost z oficiální kalkulačky a tabulky tax na cestu zaměstnanec vepíše do Účastnické smlouvy.
        • Pro objednání jízdenek/letenek je možné použít objednávkovou aplikaci Zahraničního oddělení. V případě, že jízdenku/letenku objedná ZO, cestovné také rovnou uhradí. Pedagog si ponechá účtenky/letenky atd. a na cestovné si již nevyzvedává zálohu.
        • Jak Teaching Mobility Agreement, tak i Účastnickou smlouvu je vhodné sepisovat až ve chvíli, kdy pedagog zná konkrétní data svého pobytu.
        • Smlouvu podepisuje vyjíždějící pedagog a děkan, jehož podpis zprostředkuje fakultní koordinátor. Vyhotovení je ve dvou originálech, nelze ji posílat naskenovanou e-mailem.
        • Bez podepsané Účastnické smlouvy nelze schválit cestovní příkaz a žádat o zálohu.
  1. Cestovní příkaz
    • Podepisuje před odjezdem fakultní koordinátor (Martina Reiterová nebo Imogen Davidson White), vedoucí ZO (Sylvie Boumová) a vedoucí základní součásti/děkanátu.

 

  • Přidělené grantové prostředky Erasmus+ mohou být poskytovány formou zálohy, jíž je po návratu třeba vyúčtovat na ekonomickém oddělení, stejně jako je tomu u jiných zahraničních cest. Prostředky, které byly přiděleny nad rámec čerpání, se vrací (jde tedy o maximální, nikoli reálnou výši prostředků).
  • Formulář Žádosti o zálohu je ke stažení na Intranetu EO.

Po návratu

  • Cestovní příkaz
    • Podepisuje po návratu vedoucí ZO a vedoucí základní součásti/děkanátu. Poté se odevzdává na Ekonomické oddělení jako součást vyúčtování.
  • Fakultnímu koordinátorovi je nutné odevzdat dva dokumenty: Confirmation of Erasmus+ Teaching Period (originál potvrzený přijímající institucí) a Závěrečnou zprávu (podepsanou vyjíždějícím pedagogem).
  • Oba dokumenty by měl zaměstnanec fakultnímu koordinátorovi odevzdat co nejdříve, nejpozději však do dvou týdnů od data ukončení pobytu.
  • Vyúčtování zahraniční cesty probíhá na Ekonomickém oddělení.
    • Skutečné náklady fakturuje pedagog po návratu dle instrukcí ekonomického oddělení.
  • Pokud se chystá pedagog na více výjezdů v rámci jednoho akademického roku, je před dalším výjezdem potřeba uzavřít výjezd předchozí (tj. mít odevzdané všechny potřebné dokumenty).

Veškeré aktualizované údaje včetně příslušných dokumentů naleznete v plném rozsahu na webových stránkách RUK. V případě jakýchkoli nejasností vždy kontaktuje fakultního koordinátora Erasmus+.

Často kladené dotazy

  • Jak je to s pracovním a nepracovním víkendem?
    • Pravidla Erasmus+ neznají termín víkend. Rozlišují se pouze pracovní dny = dny, kdy zaměstnanec vykonává činnost (vyučuje) dle Kvalifikačních podmínek pro výukové pobyty a ostatní dny. Jen na pracovní dny lze nárokovat finanční podporu na pobytové náklady dle diferenciace podle zemí, přičemž v tabulce je uvedena maximální částka financování ze zdrojů Erasmus+.
  • U pobytů, které kombinují výuku a jiné činnosti (volno, výzkum a další) je třeba Teaching Programme sestavovat tak, aby bylo vidět, které dny pedagog učí a které ne.
  • Denní rozpis výuky může být uvedený v Teaching Programme s tím, že potvrzení vydané partnerskou školou poté obsahuje ustanovení, že všechny činnosti dohodnuté v Teaching Programme byly dodrženy, nebo může být Teaching Programme sepsán obecně a skutečnost (odučené dny) budou rozepsány až v potvrzení (Confirmation of Erasmus Teaching Period).
  • Výukou se rozumí, že učitel přednáší, vede seminář, pracuje se studenty v laboratoři/dílně, konzultuje apod. Za výuku se nepovažuje, pokud se na ni pedagog jen připravuje (píše si poznámky, studuje literaturu, dělá si prezentaci apod.). Posouzení je na straně vysílající vysoké školy.
  • Pokud se zaměstnanec část pobytu chystá strávit jinou činností, než je výuka, například se rozhodne část pobytu strávit osobním volnem, je třeba, aby na dané dny pracovní cestu přerušil – nevznikne mu tak nárok na diety a příspěvek na ubytování.

Přijíždějící akademici:

  • Je nutné, aby byla mezi FF UK a vysílající univerzitou uzavřena bilaterální smlouva.
  • Přijíždějící akademik se, co se dokumentů týká, řídí pokyny své domovské univerzity.
    • Všechny dokumenty, které od akademika jeho univerzita vyžaduje, podepisuje katederní koordinátor ústavu či katedry, kam byl přijíždějící pedagog pozván a kde působí. Konkrétní podoba dokumentů se různí, stejně jako podmínky výjezdu.
  • Ze strany Erasmus kanceláře ZO FF UK je pouze potřeba zadat informace o přijíždějícím do formuláře na intranetu.
  • Pokud je pedagog do formuláře zapsán dopředu a nakonec nepřijel, případně se mu změní data pobytu, je nutné o tomto e-mailem zpravit fakultního koordinátora (erasmusIN@ff.cuni.cz).