Asistent/ka vedoucího Studijního oddělení
Filozofická fakulta Univerzity Karlovy hledá zkušeného a samostatného kolegu či kolegyni na pozici asistenta/ky vedoucího Studijního oddělení. Pozice je koncipována jako seniorní sekretářská a koordinační role, která je klíčovou podporou vedení studijní agendy a chodu oddělení.
Co bude Vaším úkolem?
Koordinační podpora vedoucího
- Organizace porad, příprava podkladů pro děkanát, proděkany, referáty
- Správa kalendáře, harmonogramů a sdílených plánů
- Správa emailových schránek a telefonních linek
- Podpora v rámci agend Studijního oddělení, tvůrčí podíl a výkon v projektech (např. úpravy obsahu webů SO, nastavení workflow a metodik nových procesů)
- Správa kancelářských potřeb, nákupů a evidence na SHP
Administrativní management
- Spisová služba (ESS) – příjem, vyřizování a překlápění dokumentů
- Vedení přehledu a harmonogramu Studijního oddělení s ohledem na harmonogram akademického roku a personální stav
Ekonomická agenda (podpora) a provozní činností
- Příprava průvodních listů k fakturám, žádanek a objednávek.
- Evidence smluv, kontrola podkladů pro registr smluv
- Příprava podkladů pro Ekonomické oddělení (podpisové vzory, kontrola čerpání zakázek aj.).
- Inventarizace majetku (fyzická i administrativní část)
Personální agenda
- Podpora při výběrových řízeních, příprava dokumentace
- Příprava podkladů pro Personální oddělení, adaptace nových zaměstnanců vč. administrace přístupů a vybavení
- Správa procesů rozvoje a hodnocení zaměstnanců (např. kurzů, pracovních cest aj.)
- Evidence a kontrola docházky (CIS/Verso), zpracovávání výkazů práce a statistik
Komunikační a organizační úkoly
- Správa intranetu, aktualizace informací pro rozvojové akce
- Podpora akcí (DOD, přijímací řízení, RPŘ) – příprava materiálů, prezence
Specifické úkoly
- Administrace DPP/DPČ pro externí spolupracovníky
- Zajištění odměn za přijímací řízení
Jaké požadavky byste měl/a splňovat?
- úplné SŠ vzdělání (maturita)
- Zkušenosti se seniorní administrativní nebo asistenční pozicí (ideálně ve veřejné či akademické instituci)
- Velmi dobré organizační a koordinační schopnosti
- Samostatnost, pečlivost a zodpovědný přístup
- Schopnost pracovat s více agendami současně
- znalost práce na PC (MS Office, e-mailová komunikace)
- Profesionální vystupování a dobré komunikační dovednosti
Co Vám nabízíme?
- plný pracovní úvazek (40 hodin týdně)
- mzda 34 000 – 38 000 Kč hrubého za měsíc (dle zkušeností a předchozí praxe)
- pracovní poměr na dobu určitou 1 rok s možností prodloužení na dobu neurčitou v případě oboustranné spokojenosti
- příjemné a inspirativní akademické prostředí
- pracoviště v centru Prahy
- rozmanitou práci v dynamickém a přátelském kolektivu
- možnost dalšího odborného a jazykového vzdělávání (např. vlastní jazyková škola pro zaměstnance)
- pracovní zkušenost v prostředí renomované instituce
- odborné zaučení na pozici
Zaměstnanecké benefity
- 5 týdnů dovolené + 5 dnů osobnostního rozvoje
- příspěvek na stravování
- flexibilní pracovní doba (netýká se úředních hodin)
- profesní a osobní rozvoj – vzdělávání zaměstnanců
- fakultní program benefitů: http://www.ff.cuni.cz/benefity
Nástup: ihned nebo dle domluvy
Máte zájem?
Zašlete strukturovaný životopis, motivační dopis a alespoň dva kontakty na osoby, které mohou poskytnout referenci na e-mail: personalni@ff.cuni.cz. Do předmětu e-mailu prosím uveďte: Asistentka SO. Vybrané kandidáty a kandidátky pozveme k osobnímu pohovoru.
Zasláním svého životopisu souhlasíte, aby FF UK zpracovávala Vaše osobní údaje pro účely vedení evidence uchazečů o zaměstnání v souladu se zákonem č. 110/2019 Sb., zákon o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, a to po dobu trvání výběrového řízení.
Děkanka FF UK si vyhrazuje právo zrušit výběrové řízení kdykoliv v jeho průběhu. Každý účastník výběrového řízení nese své náklady samostatně a nevzniká mu nárok na jejich úhradu.
