Administrativní postup – obecně

Zahraniční služební cesty akademických a ostatních zaměstnanců FF UK se mohou uskutečňovat v rámci:

  •  případně dalších individuálních možností (granty, výzkumné záměry apod.)

Zahraniční služební cestu musí schválit vedoucí katedry či ústavu nebo jiný nadřízený. Vedoucím kateder/ústavů schvaluje zahraniční služební cestu děkan FF UK.

Administrativní postup

PŘED ODJEZDEM

Potřeba je vyplnit cestovní příkaz (k dispozici na EO nebo na ZO), který si po dobu zahraniční cesty nechává akademický pracovník nebo zaměstnanec u sebe a odevzdává jej spolu s vyúčtováním cesty na Ekonomické oddělení až po návratu. Cestovní příkaz podepisuje nadřízený a ten, kdo má podpisové právo ke středisku, ze kterého jsou náklady na pobyt hrazeny. V případě úhrady z prostředků Zahraničního oddělení tedy cestovní příkaz musí podepsat vedoucí ZO (2x – před cestou i po cestě).

Cesty v rámci programu Erasmus+ je nutné začít projednávat v dostatečném předstihu s Bc. Andreou Čapkovou. Bez podepsané smlouvy nelze vycestovat.

JÍZDENKY A LETENKY

  • Jízdenky a letenky si obecně každý může nakoupit sám (vyjma objednávek nad 50 000,- Kč bez DPH) a dle formy financování poté vyúčtovat na Ekonomickém oddělení. Ohledně správnosti dokladů pro vyúčtování je třeba se (nejlépe ještě před cestou) obrátit na EO.
  • Pokud je cestovné hrazeno ze zdrojů ZO, je třeba jízdenku či letenku objednat přes ZO. Cena jízdného musí být v mezích stanovených limitů pro daný typ pobytu – pro Erasmus+ a pro pobyt v rámci meziunivertních a mezifakultních smluv – určených dle vzdálenosti cílové destinace.
  • Při zajišťování jízdenky/letenky přes Zahraniční oddělení je nutné s dostatečným předstihem (alespoň 3 týdny, žádosti nelze vyřizovat obratem) použít objednávkovou aplikaci Zahraničního oddělení . Do té se vyplní následující informace:
    • celé jméno cestujícího tak, jak je uvedeno v pase či jiném identifikačním dokladu, s nímž bude cestovat
    • odkud/kam chce jet/letět a přesná data odjezdu tam/zpět
    • informaci o tom, kdo a případně jak bude jízdenku/letenku hradit
    • u zámořských letů je třeba uvádět datum narození cestujícího
    • případné další požadavky (max. výše ceny, preferované časy apod.)
  • POZOR: Objednávky dopravy a ubytování pro služební cesty zaměstnanců a výjezdy akademiků, které se uskuteční do 31.12. 2017 je třeba zadat do objednávkové aplikace ZO do 10. 11. 2017. Objednávky na cesty, které uskuteční v roce 2018 lze zadávat do aplikace až od 1. 1. 2018.
  • Zahraniční oddělení pro nakupování jízdenek a letenek využívá  České dráhy, Student Agency, Čedok a Asianu. Fakulta neobjednává jízdenky a zejména letenky přes jiné portály a weby, jelikož každou transakci je třeba podložit fakturou a např. nízkonákladové společnosti faktury nevystavují.

PO NÁVRATU