Pro uchazeče – administrativní postup pro výjezdy v roce 2016/2017

Zahraniční oddělení
Náměstí Jana Palacha 2
116 38 Praha 1
Místnosti 103 a 128
Kontakty na pracovníky

Vážené studentky, vážení studenti,

pokud uvažujete o studijním pobytu v zahraničí v rámci programu Erasmus, tento návod si prosím pečlivě prostudujte a vracejte se k němu pro referenci, kdykoli si nebudete jisti, jak dále postupovat. V jeho první části najdete krátký přehled toho, co vás čeká a na co si dát pozor, v další části se o jednotlivých krocích dozvíte podrobnosti. Věnujte jim prosím pozornost: naše univerzita vám umožňuje získat poměrně značné finanční prostředky, které vám výrazně usnadní studijní pobyt v zahraničí, vyžaduje to však od vás splnění určitých podmínek. V případě jejich nedodržení se vystavujete nebezpečí, že budete muset část nebo i celé stipendium vrátit, nebo si přinejmenším administrativu spojenou s pobytem zcela zbytečně zkomplikujete. Budete-li se držet návodu, jistě sami zjistíte, že celý postup je snazší, než by se na začátku zdálo.

 

 

Krátký přehled jednotlivých kroků – co musíte udělat

  1. přihlaste se do konkurzu na katedře a založte si přihlášku v univerzitní aplikaci
  2. připravte si (předběžný) studijní plán, vyplňte jej v elektronické přihlášce, vytiskněte jej (ikona tiskárny s v dané sekci, na dokumentu jsou tabulky A a B) a s podpisem katederního koordinátora přineste fakultnímu koordinátorovi na zahraniční oddělení (ZO). Zde společně vytisknete zbytek přihlášky – tzv. Learning Agreement (můžete jej vytisknout předem a přinést s sebou – v tom případě každou stránku tiskněte na zvláštní list – studijní plán tvoří prostřední ze tří stran dokumentu). Dokument musí následně podepsat proděkanka pro studium a kompletní bude k vyzvednutí na ZO cca do týdne od potvrzeného studijního plánu.
  3. odešlete do zahraničí potřebné dokumenty (zpravidla jejich přihlášku a Learning Agreement a Transcript of Records vydaný studijním oddělením FF UK, případně další dokumenty, které může partnerská univerzita vyžadovat – požadavky zahraniční univerzity na přijíždějící studenty ovšem musíte zjistit na jejich webu) a zřiďte si v eurech vedený účet u Komerční banky. Originál naší univerzitní přihlášky si vždy nechte u sebe (na partnerskou univerzitu, pokud nevyžaduje vlastní verze dokumentů, pošlete kopii či spíše naskenovaný soubor), budete jej potřebovat jednak k založení účtu, jednak na závěr při podpisu Účastnické smlouvy na rektorátu UK.
  4. doručte fakultnímu koordinátorovi akceptační dokument ze zahraniční univerzity (podepsaný Learning Agreement nebo Letter of Admission apod.; důležitý je podpis a/nebo razítko zahraniční univerzity) – dokumenty mohou být naskenované a zaslané e-mailem, nemusí to být nutně originály – a zapište číslo účtu a cestovního dokladu do elektronické přihlášky
  5. počkejte na vypracování podkladů pro výplatu stipendia (na fakultní úrovni Rozhodnutí děkana o přidělení stipendia, na univerzitní úrovni Účastnická smlouva) – o tom, že jsou připraveny, vás budeme informovat e-mailem
  6. vyzvedněte si u fakultního koordinátora na zahraničním odělení Rozhodnutí děkana
  7. v Evropské kanceláři podepište Účastnickou smlouvu… a je to, můžete jet!
  8. pokud se vám z nějakého důvodu (nejčastěji z důvodu špatné komunikace ze strany zahraniční univerzity) nepodaří akceptační dokumenty získat včas, zanechejte někomu Plnou moc, aby za Vás poslední kroky (tj. vyzvednutí Rozhodnutí děkana a podpis Účastnické smlouvy) vyřídil poté, co akceptační dokument získáte na místě v zahraničí
  9. pokud musíte původní studijní plán změnit (což je víc než pravděpodobné), během prvního měsíce pobytu v zahraničí pošlete fakultnímu koordinátorovi Changes to the Original Learning Agreement vytištěné z elektronické přihlášky po zanesení změn (podobný formát jako studijní plán, ale tabulky jsou označeny písmeny C a D), popř. společně s tímto dokumentem podobný dokument vyžadovaný partnerskou univerzitou. V mailu prosím uveďte jméno katederního koordinátora, který má změny schválit.
  10. v případě dvousemestrálních pobytů tento krok opakujte na začátku druhého semestru
  11. po návratu odevzdejte fakultnímu koordinátorovi Confirmation of Study Period a Transcript of Records, v němž jsou zaznamenány vaše studijní výsledky v zahraničí; o jejich uznání požádejte katederního koordinátora
  12. vyplňte Závěrečnou zprávu na webu Evropské komise – odkaz vám přijde e-mailem po zpracování odevzdaných dokumentů

 

Nejčastější chyby a omyly

  • pokud se ucházíte o výjezd přes smlouvu jiné základní součásti (katedry či ústavu; dále “ZS”), než je vaše domácí, musí vás 1) nominovat vaše domácí ZS ve svém výběrovém řízení, 2) ZS, které patří smlouva, musí s výjezdem souhlasit, přičemž může požadovat, abyste se účastnili přímo jejich výběrového řízení a splnili všechny jejich podmínky, 3) zahraniční škola, na kterou byste chtěli jet, musí vyjádřit souhlas s tím, že vás vezme jako studenta jiného oboru, než v jakém s námi má smlouvu – to s nimi musíte domluvit ještě před tím, než je vaše nominace potvrzena fakultním koordinátorem, kterému musíte předat odpovídající e-mailovou komunikaci
  • “fakultní koordinátor” (obvykle “faculty” či “institutional” coordinator) je jen jeden (Vít Prokopius na Zahraničním oddělení), “katederní koordinátor” (obvykle “departmental či “academic” coordinator) má na starost Erasmus v rámci své katedry či ústavu
  • než si půjdete nechat vytisknout přihlášku, nezapomeňte ji v aplikaci označit jako “Připravenou k tisku” (zelená šipka v levém horním rohu). S možností tisku to v současné verzi aplikace nesouvisí, ale dáváte tím najevo, že jste s editací základních údajů hotovi a přihlášku může dále zpracovávat fakultní koordinátor.
  • nezapomeňte po návštěvě Komerční banky do elektronické přihlášky dopsat číslo účtu a číslo cestovního dokladu – bez nich nemůže být vytištěna Účastnická smlouva
  • kontrolujte, zda data pobytu, která jste do přihlášky na začátku vložili, jsou stále aktuální: i poměrně pozdě v procesu je fakultní koordinátor může na požádání změnit, pokud získáte přesnější informace, ale jakmile jsou vytištěny závazné dokumenty, je to náročnější; pobyt má zahrnovat dobu výuky a zkouškového období, případně uvítací program pro zahraniční studenty (“Orientation Week” apod.), tzn. není směrodatné, že máte v úmyslu vycestovat o týden dříve nebo se vrátit o měsíc později. Po potvrzení nominace již nemůžete data měnit sami (mění výši stipendia), je nutné o změnu požádat fakultního koordinátora.
  • všechny dokumenty, které posíláte na fakultu e-mailem, musí být skutečně naskenované (kvalitně), není možné touto cestou přijímat dokumenty vyfocené mobilem; pokud nenajdete scanner, pošlete raději originály dokumentů poštou
  • data pobytu potvrzená na Confirmation of Study Period musí vymezovat dobu stejně dlouhou, jaká byla na Účastnické smlouvě; pokud je doba kratší, student musí po návratu část stipendia vrátit bez možnosti jakéhokoli odvolání
  • v každém administrativním kroku (typicky tisk Rozhodnutí děkana a Účastnické smlouvy) je nutné být zapsán ke studiu na UK. Pokud tedy např. v červnovém termínu splníte bakalářskou státní zkoušku (čímž studium končí), je nutné během léta požádat na studijním oddělení o předčasný zápis do magisterského cyklu studia, jinak by nebylo možné včas vystavit podklady pro výplatu stipendia.
  • při vyplňování studijního plánu v elektronické přihlášce je nezbytné mít vyplněny jak předměty studované v zahraničí, tak jejich ekvivalenty na FF UK, jinak dokument nebude možné vytisknout. V případě, že všechny získané kredity mají být po návratu uznány jako volitelné, je třeba tuto skutečnost ve studijním plánu uvést (formou založení prázdného předmětu, který bude mít tento popis místo konkrétního názvu). Obsah studijního plánu je třeba v každém případě konzultovat s katederním koordinátorem.
  • Univerzita Karlova nevyžaduje potvrzení o příjezdu, data pobytu se řeší teprve na jeho konci dokumentem Confirmation of Study Period. Některé univerzity vyžadují separátní potvrzení příjezdu a některé je z toho důvodu přijíždějícím studentům nutí – není ale třeba nic posílat.

 

Podrobný návod

Krok 1 – KONKURZ

Podle Kvalifikačních podmínek programu Erasmus se může studijního pobytu účastnit každý student, který:

  • je v době výjezdu zapsán do akreditovaného bakalářského, magisterského nebo doktorského studijního programu na FF UK;
  • po celé období studijního pobytu v zahraničí bude řádně zapsán ke studiu na FF UK.

Studijního pobytu v rámci programu Erasmus+ se student může účastnit opakovaně během svého studia na vysokých a vyšších odborných školách. V každém studijním cyklu (Bc., Mgr., Ph.D.) může absolvovat až 12 měsíců v zahraničí, přičemž to může být libovolná kombinace libovolně dlouhých studijních pobytů a praktických stáží (minimální délka studijního pobytu jsou 3 měsíce a reálně je určena délkou semestru v zahraničí; u praktické stáže jsou to dva 2 měsíce).

Počet míst na studijní pobyty v zahraničí a finanční prostředky na stipendia jsou omezené. Výběr uchazečů je v kompetenci kateder a ústavů, oficiální termín pro vypsání výběrových řízení je 22. 2. 2016 a termín jejich ukončení je 8. 4. 2016. U zájemce o výjezd na zahraniční studijní stáž se předpokládají dobré dosavadní studijní výsledky a znalost jazyka na takové úrovni, která by umožňovala studium v cizím jazyce. Další kritéria stanovují jednotlivé katedry a ústavy individuálně; bližší informace poskytnou koordinátoři Erasmu jednotlivých ústavů a kateder.

Seznam koordinátorů kateder a ústavů, kteří organizují dílčí výběrová řízení

Stipendium na studijní pobyty programu Erasmus není nárokové. Jeho výše může být upravena v souladu s Opatřením děkana 3/2014.

Krok 2 – PŘIHLÁŠKA KE STUDIU NA ZAHRANIČNÍ UNIVERZITĚ A SESTAVENÍ STUDIJNÍHO PLÁNU

Studenti vyplňují elektronickou přihlášku on-line na adrese https://is.cuni.cz/webapps/.

Každý student si může podat až tři přihlášky. On-line aplikace bude pro zakládání přihlášek otevřena od 22. 2. 2016 do 30. 4. 2016. Založené přihlášky lze po tomto termínu upravovat až do vytištění jejich papírové verze.

Tuto elektronickou přihlášku je nutno založit současně s přihlášením se do výběrového řízení na ústavu nebo katedře. Student, který si elektronickou přihlášku nezaloží, nebude evidován jako uchazeč o stipendium!

Není-li založení přihlášky možné z technických důvodů, obraťte se na fakultního koordinátora.

Data začátku a konce pobytu zadávejte podle začátku a konce semestru (včetně případného orientačního týdne na začátku a zkouškového období) na partnerské univerzitě!

Obvyklou přílohou přihlášky při jejím odeslání do zahraničí je výpis zkoušek v angličtině (tzv. Transcript of Records). Výpis vydávají příslušné studijní referentky. Více informací k výpisu naleznete na stránkách studijního oddělení. O výpis doporučujeme kvůli lhůtám studijního oddělení požádat v dostatečném předstihu.

Řada partnerských institucí dále vyžaduje vlastní přihlášky a dokumenty, týkající se zejména ubytování, orientačních kurzů atd. Je třeba si nastudovat internetové stránky příslušné partnerské instituce, kde jsou k dispozici informace a instrukce o tamních administrativních postupech, včetně dokumentů ke stažení. Partnerské instituce často vyžadují i on-line registrace.

Pozor na termíny odevzdání přihlášek na partnerských institucích, které se často liší od termínů na UK!

Přihlášku/Learning Agreement zkompletuje a podpis proděkana pro studium zajistí fakultní koordinátor poté, co student odevzdá katederním koordinátorem potvrzený seznam předmětů vytištěný z elektronické přihlášky, viz níže. Přihláška musí být v elektronické aplikaci připravena k tisku (ikona v levém horním rohu). Odesílání přihlášky a dalších dokumentů na partnerské instituce si zajišťuje student sám.

Termíny pro vytištění přihlášek jsou:

  • na zimní semestr do 31. května
  • na letní semestr do 28. října

Nutnou podmínkou pro tisk přihlášky/Learning Agreementu z aplikace je dodání potvrzeného seznamu předmětů (který se stane její součástí).

Studijní plán v zahraničí musí odpovídat studijnímu programu, který student studuje na UK. To znamená, že předměty, který bude student studovat v zahraničí, by měly mít uznatelné ekvivalenty v rámci studijního programu na UK. Uznatelný ekvivalent je akreditovaný předmět FF UK daného studijního programu, který kandidát na výjezd nemá splněný a katedra mu jej uzná za splnění odpovídajícího předmětu v zahraničí. Ekvivalentem zahraničního předmětu v tomto smyslu může být i volitelný předmět s kreditovou dotací dle uvážení katedry/ústavu.

Aktuální požadavek na studijní plán je splnění minimálně pěti předmětů za semestr bez ohledu na počet kreditů nebo 30 kreditů ECTS bez ohledu na počet předmětů. V případě, že má student v daném semestru podle studijního plánu svého oboru psát bakalářskou nebo diplomovou práci, požaduje fakulta splnění tří předmětů bez ohledu na počet kreditů nebo 18 kreditů ECTS bez ohledu na počet předmětů, BP nebo DP se do těchto tří předmětů ani kreditů nezapočítává. Při snížení požadavku kvůli psaní práce je nutné zaslat fakultnímu koordinátorovi e-mailem potvrzení školitele, že student práci skutečně má vypracovat během zahraničního pobytu. Studenti doktorského stupně jsou povinni po návrat doložit splnění jednoho libovolného předmětu vypsaného partnerskou univerzitou (upřednostňovány by měli být doktorandské semináře či výběrové předměty magisterské úrovně).

Karlova univerzita dále vyžaduje, aby studentům bakalářského studia bylo po návratu uznáno nejméně 20 kreditů a studentům magisterského studia nejméně 15 kreditů do jejich studijních plánů na UK (i v případě, že student má již splněné všechny požadavky k uzavření indexu a přistoupení k státním závěrečným zkouškám). Berte to prosím v potaz při sestavování studijních plánů a jejich úpravách (zejména v případě, že výše uvedené požadavky Filozofické fakulty hodláte plnit na počet splněných předmětů a pokud uplatňujete slevu na psaní závěrečné práce – jinak jsou fakultní požadavky vyšší) a po návratu nezapomeňte o uznání výsledků požádat svého katederního koordinátora – pokud tak neučiníte, vystavujete se nebezpečí postihu ze strany univerzity (ve formě dodatečného zkrácení či úplného odejmutí stipendia).

V každém případě je pro postup do dalšího ročníku nutné splnit počet kreditů předepsaný povinným studijním plánem studovaného programu, bez ohledu na výjezd do zahraničí!

Předměty, které si student zvolí pro studium v zahraničí, vyplní do webové aplikace a vytiskne si z ní strukturovaný seznam předmětů (tabulky A a B). Každý předmět musí být schválen příslušným vyučujícím či katederním koordinátorem. Seznam předmětů studovaných v zahraničí předá student fakultnímu koordinátorovi pro tisk přihlášky/Learning Agreementu. Podpis Learning Agreementu proděkanem pro studium zajišťuje fakultní koordinátor, obvykle během jednoho týdne.

Pro informace k zápisu předmětů do IS a jejich uznávání po návratu viz krok 8.

Krok 3 – ZŘÍZENÍ EUROVÉHO ÚČTU U KB PRO PŘEVOD STIPENDIA

Přiznané stipendium bude studentovi převedeno na jeho zvláštní technický cizoměnový účet, který si student předem aktivuje za účelem výplaty prostředků účastníkům programu Erasmus. Tento účet je zřízen pouze na dobu účasti studenta v programu. Výše finanční podpory je stanovena ve finančních dokumentech. K podniknutí tohoto kroku není nutné čekat na akceptační dokumenty! Číslo účtu je nutné zapsat do elektronické přihlášky! Bez toho nemůže být vystavena Účastnická smlouva.

Pro aktivaci technického cizoměnového účtu student předloží u níže uvedené pobočky KB a.s.:

a/ přihlášku na Erasmus/Learning Agreement potvrzený proděkanem pro studium (nenechávat v bance, vyžaduje ji později i Evropská kancelář!)
b/ občanský průkaz
c/ studijní průkaz nebo jiný doklad stvrzující totožnost (pas, ISIC karta atd.)

Návštěva na níže uvedených pobočkách KB a.s. by měla být předem telefonicky dohodnuta s kontaktní osobou. Na základě této telefonické dohody bude připravena smlouva k účtu a zadán požadavek na vydání platební karty. Po osobní návštěvě v dohodnutém čase a spolu s podpisem smluvních dokumentů si student převezme platební kartu.

Praha – Dlouhá 34, 110 00 Praha 1

Kontaktní osoby Martina Marešová, ředitelka pobočky Ing. Josef Manda, bankovní poradce
E-mail martina_maresova@kb.cz josef_manda@kb.cz
Telefon 224 008 516 955 547 502
Otvírací doba PO – PÁ 9:00 – 16:00

Možnosti využití technického cizoměnového účtu:
1) čerpání finančních prostředků prostřednictvím platební karty
2) převod finančních prostředků na jiný účet
3) bezplatný hotovostní výběr na určených pobočkách

Základní přehled podmínek vedení účtu:
Aktivace účtu – zdarma
Vedení účtu po dobu účasti v programu – zdarma
Vydání elektronické platební karty – zdarma
Platby kartou u obchodníků – zdarma
Zrušení účtu – zdarma
Hotovostní výběr na uvedených pobočkách – zdarma

(Praha: Na Příkopech 33, Spálená 51, Staroměstské náměstí 24, Malostranské náměstí 23; Hradec Králové: Čelakovského 642; Plzeň: Goethova 2704/1)

Poplatky z bankomatů a za účetní položky jsou zpoplatněny standardně, jako je tomu u kteréhokoliv jiného účtu.

Ceny za výběry z bankomatů a za účetní položky jsou následující:
– výběr hotovosti z bankomatu KB v tuzemsku – debetní karty MasterCard, VISA – 5, –
– výběr hotovosti z bankomatu JPÚ v tuzemsku – debetní karty MasterCard, VISA – 39,-
– výběr hotovosti z bankomatu v zahraničí – debetní MasterCard, VISA – 1% min. 100,-
– placení kartou u obchodníků v tuzemsku i v zahraničí – zdarma
– převod prostředků z účtu na jiný účet prostřednictvím převodního příkazu v papírové formě – 20 Kč

Krok 4 – AKCEPTAČNÍ DOPIS

Před přípravou dalších dokumentů musí fakultní koordinátor obdržet oficiální potvrzení o tom, že student byl zahraniční univerzitou přijat ke studiu. Tuto funkci splní buď Learning Agreement potvrzený partnerskou univerzitou, nebo jí vydaný Akceptační dopis (Letter of Admission, případně podobný dokument). Aby byl akceptační dopis použitelný jako podklad pro přiznání stipendia, musí obsahovat jméno studenta, data začátku a konce studijního pobytu a podpis zástupce partnerské univerzity s jejím razítkem.

Akceptační dopis a potvrzená přihláška bývají většinou zaslány na adresu uvedenou v přihlášce studenta. Jsou-li dokumenty doručeny na zahraniční oddělení či Evropské kanceláře, je student neprodleně informován e-mailem; samotný dokument si pak student vyzvedne spolu s dalšími dokumenty před podpisem Účastnické smlouvy (pokud jej z důvodu administrativních požadavků v zahraničí nepotřebuje již dříve), viz krok 6. Dokumenty (ať už Letter of Acceptance/Admission nebo podepsaný Learning Agreement) je rovněž možné přijmout naskenované a zaslané e-mailem nebo faxem (některé univerzity dokumenty jinak neposílají). Stále však platí, že musí být ručně podepsané a orazítkované.

Pokud student tento dokument či informaci o něm neobdrží cca do šesti týdnů před datem odjezdu, doporučujeme kontaktovat zahraniční univerzitu e-mailem a o akceptační dopis požádat. Ne všechny univerzity tento dokument posílají automaticky (pošlou např. pouze akceptační e-mail, který však Univerzita Karlova v Praze nemůže přijmout jako základ pro vyplacení stipendia, či dokumenty bez potřebného podpisu/razítka). V případě, že by zahraniční univerzita se studentem odmítala komunikovat, je třeba požádat o pomoc fakultního koordinátora. Nečinnost ze strany zahraniční univerzity si nevykládejte jako zamítnutí své přihlášky! S nejvyšší pravděpodobností se jedná pouze o zdržení administrativy, které nezpůsobí žádné problémy, začnete-li je řešit včas.

Pokud by přes všechnu snahu nebylo možné akceptační dokument získat včas před odjezdem, neznamená to, že by výjezd nebylo možné uskutečnit nebo na něj získat stipendium. Zanechejte zde někomu plnou moc (ověření podpisů provádí levně a na počkání Česká pošta), aby za vás převzal Rozhodnutí děkana a podepsal Účastnickou smlouvu poté, co dokumenty získáte na místě a zašlete je naskenované fakultnímu koordinátorovi.

Pozor, vyjíždíte-li do země, která se účastní programu Erasmus, ale není členem Evropské unie (momentálně v případě smluv FF UK pouze Turecko), popř. nejste občanem/občankou členské země EU, nezapoměňte včas požádat o studentské vízum. Více informací najdete např. na webových stránkách Ministerstva zahraničních věcí.

 

Krok 5 – ROZHODNUTÍ DĚKANA O PŘIZNÁNÍ ÚČELOVÉHO STIPENDIA NA PODPORU STUDIA V ZAHRANIČÍ

Po obdržení Akceptačního dopisu nebo potvrzeného dokumentu Learning Agreement (je součástí přihlášky) od zahraniční univerzity může být studentovi přiznáno účelové stipendium na podporu studia v zahraničí.

Stipendium je poskytnuto na základě “Rozhodnutí děkana o přiznání účelového stipendia na podporu studia v zahraničí”. Rozhodnutí děkana připraví fakultní koordinátor na základě předloženého Akceptačního dopisu nebo potvrzeného Learning Agreement. Podpis Rozhodnutí děkana zajistí fakultní koordinátor. Dokument bývá potvrzený cca do dvou dnů. Potvrzené Rozhodnutí děkana si student vyzvedne u fakultního koordinátora v úředních hodinách po obdržení e-mailového pozvání Evropské kanceláře k podpisu Účastnické smlouvy.

Konkrétní výše stipendia (není-li kráceno) bude odpovídat Diferenciace stipendií na Erasmus 2014/2015diferenciaci stipendií pro studijní pobyty určené Národní agenturou pro evropské programy. Měsícem se ve výpočtu (rovněž stanoveném NAEP) rozumí doba třiceti dní dní, stipendium se vypočítává na den přesně (přiděluje se tedy 1/30 měsíční částky na den), přičemž případný jednatřicátý den v měsíci se ve výpočtu ignoruje a stipendium na něj přiděleno není.

 

Krok 6 – ÚČASTNICKÁ SMLOUVA

Přiznané stipendium bude studentovi převedeno na technický cizoměnový účet po podpisu účastnické smlouvy. Tato smlouva stanoví závazky vyplývající z realizace studijního pobytu a je podepsána studentem (příjemce stipendia) a vysílající institucí (prorektorem pro zahraniční styky a mobilitu). Účastnickou smlouvu vystaví Evropská kancelář rektorátu UK v Praze. Student bude k podpisu Účastnické smlouvy pozván e-mailem, který pracovníci Evropské kanceláře zašlou na adresu, kterou uvedl v on-line přihlášce. Účastnické smlouvy jsou vybavovány v pořadí, ve kterém studenti odjíždějí. Účastnická smlouva nemůže být vystavena, dokud student do přihlášky nedoplní číslo eurového účtu u KB a číslo cestovního dokladu!

Po obdržení pozvání k podpisu účastnické smlouvy si student nejprve musí u fakultního koordinátora vyzvednout dokumenty, které je při podpisu nutné odevzdat v Evropské kanceláři. V každém případě to bude Rozhodnutí děkana, popř. také akceptační dopis, pokud dorazil jako originál přímo na zahraniční oddělení a student vlastní nemá. Univerzitní přihlášku, která je třetím nutným dokumentem, by v tuto chvíli měl mít student u sebe.

Před vlastním odjezdem má student povinnost nahlásit nástup na zahraniční stáž své studijní referentce!

Krok 7 – ZMĚNY STUDIJNÍHO PLÁNU V PRŮBĚHU STUDIA V ZAHRANIČÍ

Často je nutné původní studijní plán změnit až po začátku pobytu. V takovém případě je potřeba změny studijního plánu zadat do webové aplikace. Pro změny ve studijním plánu platí shodná pravidla jako při jeho vytváření na počátku. Po řádném vyplnění předmětů v aplikaci si student dokument “Changes to the Original Learning Agreement”, obsahující tabulky C a D, vygeneruje jako PDF a pošle fakultnímu koordinátorovi e-mailem. Společně s ním zašle student i případné podobné dokumenty vyžadované partnerskou univerzitou (někde mohou stále vyžadovat identickou informaci o změnách na vlastním formuláři, jedná se ale spíš o menšinu škol). Dokument(y) pak fakultní koordinátor předloží ke chválení koordinátorovi ústavu/katedry. Změněný studijní plán musí nadále splňovat všechna kritéria, která splňoval plán původní, tj. minimální počet předmětů, a existenci jejich uznatelných ekvivalentů na FF UK. Změny ve studijním plánu by měly být provedeny nejpozději do jednoho měsíce od začátku semestru na zahraniční univerzitě.

Trvá-li studijní pobyt dva semestry a v ZS není možné sestavit plán pro oba, je nutné zpracovat změny i changes na začátku každého semestru.

Oba případné změnové dokumenty prosím posílejte společně!

 

Krok 8 – PRODLOUŽENÍ STUDIA

Prodloužení pobytu je možné pouze ze zimního semestru do letního, protože podmínky programu vyžadují, aby byl studijní pobyt realizován v rámci jednoho akademického roku. Pokud se rozhodnete pro prodloužení svého zahraničního pobytu v rámci programu Erasmus, napište fakultnímu koordinátorovi e-mail, uveďte datum, do kterého si hodláte pobyt prodloužit a zajistěte alespoň e-mailem souhlas své katedry/ústavu. Zároveň by měl koordinátor katedry informovat partnerskou univerzitu o Vaší nominaci na LS. Pro přiznání finanční podpory (umožní-li to rozpočet) následně zašlete fakultnímu koordinátorovi:

  • souhlas s prodloužením Vašeho pobytu, potvrzený přijímající institucí (akceptační dopis nebo Learning Agreement pro další období)
  • vlastní žádost o prodloužení (nastylizujte ji podle svého nejlepšího vědomí)

Po vystavení Rozhodnutí o přiznání stipendia vám bude z Evropské kanceláře zaslána pozvánka k podpisu dodatku účastnické smlouvy; je obvyklé, že Rozhodnutí vyzvedává a dodatek podepisuje osoba, které udělíte plnou moc.

Krok 9 – POVINNOSTI PO NÁVRATU A UZNÁVÁNÍ ATESTACÍ

Po návratu je nutnou podmínkou ukončení vaší stáže odevzdání následujících dokumentů fakultnímu koordinátorovi do deseti dnů od jejich vydání:

  • Transcript of Records (nebo jiný ekvivalentní dokument o úspěšném absolvování studia)
  • Confirmation of Erasmus study period, který je ke stažení zde (jeden výtisk studenti dostávají jako dodatek k Účastnické smlouvě. Tento dokument může být případně nahrazen relevantním dokladem zahraniční univerzity. Upozorňujeme vás, že tento dokument je velmi důležitý: na základě těchto údajů se rozhoduje, jestli student skutečně v zahraničí strávil dobu odpovídající přiznanému stipendiu. Pokud je zjištěno, že doba je kratší, musí student vrátit alikvótní část stipendia.
  • Závěrečná zpráva studenta UK ze zahraničního pobytu – po návratu jsou studenti povinni po dořešení uznání atestací vyplnit na stránkách Evropské komise závěrečnou zprávu. Odpovídající odkaz bude studentům zaslán e-mailem po ukončení pobytu.

Dokumenty odevzdá student fakultnímu koordinátorovi. K okopírování bude tyto dokumenty požadovat Evropská kancelář – pokud dokumenty odevzdáte fakultnímu koordinátorovi, na EK budou předány automaticky. Pokud student neodevzdá Transcript of Records, není možné studium v zahraničí uznat. Je celkem možné, že bude student nucen opakovaně žádat o vystavení potřebných dokumentů a vůbec celý tento proces korigovat. Proto je třeba si na jejich shánění vyhradit během posledního měsíce pobytu v zahraničí dostatek času. Po odjezdu už může být pozdě.

Uznávání atestací

Atestace jsou uznávány na základě dodaného dokumentu Transcript of Records vydaného hostující univerzitou. Uznávání atestací je v kompetenci kateder a ústavů, bližší informace k procesu najdete v bodě šest nápovědy k IS.

Rezervace ubytování na koleji po návratu

Žádost o rezervaci místa na koleji po návratu může student provést v internetové aplikaci, kterou spravuje Studijní odbor RUK. Součástí tohoto administrativního procesu je též doložení délky pobytu v zahraničí v uplynulém školním roce. K tomu opět poslouží Confirmation of Study Period, kterým student uzavřel svůj studijní pobyt v zahraničí.